Adressenimport

Siehe auch:

• Serveradministration
• Administration mit Hilfe von Microsoft Access
• Altdatenübernahme

Um Adressen aus einer anderen Anwendung in die Adressverwaltung zu übernehmen, verwendet man am besten die Administrationsfunktionen von Access, und zwar in diesem Fall Datei / externe Daten.

Befinden sich die Adressen in ADR-Verzeichnissen, die Dateien wie 01A, 02A, 03A usw. enthalten, kann der Import mit Hilfe der kleinen Anwendung adrimport.exe erfolgen.

Ganz einfach ist das allerdings  nicht, denn man muss sich etwas mit Felddefinitionen u.s.w. beschäftigen:

• Die a-jur-Adressverwaltung besteht aus einer Tabelle namens "Adressen", und diese Tabelle hat zahlreiche Spalten (=Felder).
• Bei einem Import kommen die Daten aus einer anderen Tabelle in einer anderen Datenbank mit anderem Namen und anderen Felddefinitionen.

Diese müssen nun einander zugeordnet werden. Felder wie "Anrede", "Vorname" usw. sind oft unproblematisch. Aber schon beim Feld "PLZOrt" geht es los: unterschiedliche Datenbanken verwenden unterschiedliche Feldnamen. Oft werden PLZ, Ort und Land auch getrennt gespeichert, so dass sie erst wieder zusammengeführt werden müssen. Kontonummern werden mal als Zahl gespeichert und mal als Text mit Sonderzeichen... Und so weiter!

Die Adressverwaltung ist bewusst einfach gestrickt, d.h. sie besteht fast nur aus unverknüpften Textfeldern, die fast beliebige Daten aufnehmen können. Ausnahmen:

• das Feld "Geburtstag" verlangt einen gültigen Datumswert.
• das Feld "MegaAdresse" verlangt eine existierende andere Adress-Id. Am besten weglassen!
• das Feld "VollerName" ist bedeutungslos, es wird vom Programm automatisch aus Titel, Vorname und Nachname zusammengesetzt. Um dies für einen importierten Bestand durchzuführen, ist die "Datenpflege" auszuführen.

Eine weitere Besonderheit besteht beim Feld ID. Diese eindeutige Adressnummer dient der Identifikation jeder Adresse und wird vom SQL-Server bei Anlage neuer Datensätze (Adressen) automatisch hochgezählt. Benutzereingriffe sind normalerweise nicht möglich. Es gibt zwei Möglichkeiten:

• (empfohlen) das Feld ID wird beim Import ausgespart, dann werden vom System neue Nummern vergeben.
• Will man bestehende IDs mit importieren, muss in der Felddefinition für die Dauer des Imports die Identity-Eigenschaft auf Nein gesetzt werden. Ist eine ID bereits vorhanden, gibt es eine Fehlermeldung.

Access stellt für den Import unter Datei / externe Daten einen guten Assistenten zur Verfügung, dessen Verwendung empfohlen werden kann.

Achtung: anschließend die Datenpflege ausführen!

Outlook-Kontakte importieren

Der Import von Adressen, die als Outlook-Kontakte vorliegen, ist wie folgt vorgesehen:

1. Aus Outlook heraus die Kontakte exportieren in eine neue Tabelle Kontakte des Access-Projekts. Falls dies (wie häufig) nicht möglich ist, muss folgender Umweg gewählt werden:
   1. Export von Outlook zunächst in eine temporäre Access-Datenbank,
   2. Dortige Tabelle in das Access-Projekt importieren in eine Tabelle namens "Kontakte",
2. "Abfrage" (gespeicherte Prozedur) Kontakte2Adressen öffnen und prüfen, ob die darin vorgesehenen Zuweisungen stimmig sind, ggf. ändern und speichern.
3. Kontakte2Adressen ausführen.
4. Wenn Access eine fehlerfreie Ausführung meldet, kann die Tabelle "Kontakte" anschließend gelöscht werden.