Das Programm verwendet standardmäßig das Format n/zz wie z.B. 4532/04.
Es kann aber auch jede andere Buchstaben- oder Ziffernfolge verwendet werden, sofern sie nicht die in der Datenbank konfigurierte Höchstlänge überschreitet (Standard: 50 Zeichen, bei Installationen bis 12/04: 16 Zeichen). Zulässig ist also z.B. auch 12 U 2345/04 eA.
Eine Ergänzung der Aktenzeichen um Kurzangaben zum Sachbearbeiter oder zum Sachgebiet ist unnötig, weil diese Angaben ohnehin gesondert erfasst werden und auch in Dokumenten zur Verfügung stehen.
Um Aktenzeichen zu verwenden, die nicht dem Standardformat entsprechen, ist in den Optionen unter "Aktenzeichen in beliebigem Format" das Häkchen zu setzen. Anderenfalls werden z.B. im Cockpit keine Beteiligten angezeigt.
Bei freigegebenen Aktenzeichen sind manche Verarbeitungszeiten geringfügig länger, weil ein Aktenzeichen nur noch durch Datenbankzugriff als solches erkannt werden kann.
Bei der Aktenanlage kann in jedem Fall ein Platzhalter (#) verwendet werden, also z.B. 12 U #/04, der automatisch hochgezählt wird. Der Zählwert wird in den Optionen verwaltet.
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