Aktenzeichenformate

Das Programm verwendet standardmäßig das Format n/zz wie z.B. 4532/11.

Es kann  aber auch jede andere Buchstaben- oder Ziffernfolge verwendet werden. Zulässig ist also z.B. auch 12 U 2345/11 eA.

Eine Ergänzung der Aktenzeichen um Kurzangaben zum Sachbearbeiter oder zum Sachgebiet ist unnötig, weil diese Angaben ohnehin gesondert erfasst werden und auch in Dokumenten zur Verfügung stehen.

Um Aktenzeichen zu verwenden, die nicht dem Standardformat entsprechen, ist in den Optionen unter "Aktenzeichen in beliebigem Format" das Häkchen zu setzen. Anderenfalls werden z.B. im Cockpit keine Beteiligten angezeigt.

Bei freigegebenen Aktenzeichen sind manche Verarbeitungszeiten geringfügig länger, weil ein Aktenzeichen nur durch Datenbankzugriff als solches erkannt werden kann.

Im Dokumentenordner werden die die Aktenordner nach ihren Jahrgängen vorsortiert (mehr).

Wird ein anderes als das Standardformat verwendet, empfiehlt es sich, in den Optionen gleichzeitig einzustellen, dass der Aktenjahrgang aus dem Anlagedatum abzuleiten ist. Bei einer nachträglichen Verwendung muss die sich daraus ergebende Veränderung des Verzeichnispfades mit Hilfe des Windows-Explorers nachvollzogen werden.

Bei der Aktenanlage kann in jedem Fall ein Platzhalter (#) verwendet werden, also z.B. 12 U #/11, der automatisch hochgezählt wird. Der Zählwert wird in den Optionen verwaltet.