Optionen

• siehe auch Stammdaten

Erreichbar über das Menü "Einstellungen". Hier werden die meisten Einstellungen vorgenommen.

Lokale Einstellungen des Arbeitsplatzes

Die nachfolgenden Einstellungen werden am lokalen Arbeitsplatz des Benutzers gespeichert:

Geburtstage: Hier kann angekreuzt werden, ob täglich beim ersten Programmstart die Geburtstage des Tages angezeigt werden sollen.

Um bereits im voraus über Geburtstage informiert zu werden, kann aus der Adressverwaltung heraus ein Eintrag in den Terminkalender vorgenommen werden.

Beenden bei Nichtgebrauch: Beendet das Cockpit automatisch nach 15 Minuten Untätigkeit. Andere Fenster, insbesondere die Zeiterfassung, bleiben geöffnet.

Terminserinnerungen unterdrücken: verhindert die Anzeige von Erinnerungen.

Telefonnummern nicht gruppieren: Ist diese Option nicht aktiviert (Standard), werden die Ziffern der Telefon- und Telefaxnummern in der Adressverwaltung und der erweiterten Beteiligung automatisch in leicht lesbaren 3er- und 2er-Gruppen angeordnet.

Hilfe im Internet verwenden: legt fest, ob die im Programm verfügbare Hilfe jeweils auf die lokale Hilfe-Dokumentation (gap.chm) verweist oder auf die Hilfe im Internet (www.a-jur.de).

Druckmenü vor Ausdruck: gibt an, ob vor dem Ausdruck von Kurzbriefen das Druckmenü von Word angezeigt werden soll, damit noch der Drucker oder die Auflage eingestellt werden kann.

Anwendung lokal synchronisieren: Programmdateien in einem lokales Verzeichnis werden mit dem Stammverzeichnis synchronisiert. Dies ermöglicht Netzarbeitsplätzen bei langsamem Netzwerk einen schnelleren Zugriff auf die Anwendung von (mehr).

Zeiterfassung automatisch starten: startet nach der Auswahl einer Akte im Cockpit, in der bereits früher einmal Zeit erfasst wurde, automatisch die Zeiterfassung. Es empfiehlt sich dabei eine kleine Verzögerung, die ggf. im Zeiterfassungsfenster eingestellt werden kann.

Bildschirmschriftgrößenkorrektur: Durch Angabe einer positiven oder negativen Zahl kann die Pixelgröße der am Bildschirm angezeigten Schriften vergrößert oder zu verkleinert werden..

Zentrale Datenbankeinstellungen, Blatt 1:

Diese passwortgeschützen Einstellungen gelten für gesamte Datenbank, ggf. also im gesamten Netzwerk.

Aktenzeichen beliebig: gibt an, ob Aktenzeichen nur im Standardformat verwendet werden können oder beliebige Formate unterstützt werden (mehr).

lfd. Aktennummer: zuletzt vergebener Zählwert für den Platzhalter # bei der Aktenanlage

lfd. Ablagenummer: zuletzt vergebener Zählwert für den Platzhalter # bei der Aktenablage

Startwert für Dokumentennummer: Startwert für die Nummerierung der Dokumente im Aktenordner (mehr).

lfd. Rechnungsnummer: laufende Nummer zur Vergabe beim Buchungen von Rechnungen (mehr). Die Angabe bezieht sich auf das aktuell ausgewählte Unternehmen, das ggf. vor dem Öffnen der Optionen unter Einstellungen > Unternehmen auszuwählen ist. Wenn das Feld für Eingaben gesperrt ist, ist das aktuelle Unternehmen erst noch auszuwählen.

"Speichern unter"-Schema: Dieser Wert ist eine Vorlage für die Dateinamen, die beim Speichern von Word-Dokumenten vorgeschlagen werden. Standardmäßig lautet der Wert

<nr>-<Vorlage> <prep> <VollerName>

so dass beim Speichern z.B. "31-Schriftsatz an Landgericht Hamburg" vorgeschlagen wird.

Insgesamt sind folgende Platzhalter verfügbar:

Ein etwaiges "Brief an" wird unterdrückt (weil sich das von selbst versteht).

E-Mail-Betreff-Schema: Vorlage für die Betreffzeile beim Erstellen von E-Mails.  Mit diesem Wert kann die Betreffzeile von E-Mails konfiguriert werden. Standardmäßig lautet der Wert

~Kurzrubrum (~az) ~Aktenbetreff

Es können alle auch für Dokumente verfügbaren Platzhalter verwendet werden.

E-Mail-Dateinamen-Schema: Dieser Wert ist eine Vorlage für die Dateinamen, die beim Speichern von E-Mails vorgeschlagen werden. Standardmäßig lautet der Wert

<nr>-<von> an <an> - <betreff>

so dass beim Speichern z.B. "38-merkel@germany gov an barrack@usa gov - guantanamo" vorgeschlagen wird.

Insgesamt sind folgende Platzhalter verfügbar:

Bei den Tags "<gesendet> und <empfangen> wird das Datum standardmäßig im sortierfreundlichen Format "yyyy-mm-dd" angegeben. Durch Zusätze wie z.B. yy-mm-dd, yy mm dd oder dd-mm-yy kann auch ein anderes Format festgelegt werden, z.B. <gesendetdd-mm-yy>.

"Per Telefax": Vorspann zur Einfügung vor einer Faxnummer bei der Erstellung von Dokumenten.

Standardschriftgröße: Standardschriftgröße in Tabellen

Zentrale Datenbankeinstellungen, Blatt 2:

Auch diese passwortgeschützen Einstellungen gelten für gesamte Datenbank, ggf. also im gesamten Netzwerk.

Berufsträgerbezeichnung: Bezeichnung der Berufsträger des Unternehmens

"Tilgungsplan": Formulierung für den Buchungstext eines Tilgungsplans,

"Nettobetrag": Bezeichnung für die Summe von Nettolieferungen und -leistungen,

"Umsatzsteuer": Bezeichnung der Umsatzsteuer (z.B. auch Mehrwertsteuer oder Sales Tax),

"Bruttobetrag": Bezeichnung für die Summe von Netto und Umsatzsteuer.

"Gesamtbetrag": Bezeichnung für den Endbetrag einer normalen Rechnung.

"Rechnung ausgeglichen": Bezeichnung für den Endbetrag einer Rechnung ohne Endbetrag.

"Rechnung negativ": Bezeichnung für den Endbetrag einer Rechnung, die ein Guthaben ausweist.

Standardanrede: Diese Anrede wird verwendet, wenn aus irgendeinem Grund eine konkrete Angabe aus der Adressverwaltung nicht verfügbar ist (z.B. weil mehrere Personen gleichzeitig angesprochen werden sollen).

Standardgrußformel: Diese Grußformel wird verwendet, wenn aus irgendeinem Grund eine konkrete Angabe aus der Adressverwaltung nicht verfügbar ist.

Textbausteine Zeiterfassung: Einleitungsphrasen für Beteiligte (mehr)

Zentrale Datenbankeinstellungen, Blatt 3:

• Allgemeines zu den Dateiverzeichnissen

An dieser Stelle werden die verschiedenen für das Programm verwendeten Dateiverzeichnisse eingestellt.

Um eine spätere Migration zu erleichtern, werden die Verzeichnisse, soweit möglich, relativ zu bekannten Ordnern gespeichert.

Stammverzeichnis: Installationsort der Anwendung.

Lokaler Ordner (optional): lokale Kopie der Anwendung (mehr)

Dateiverzeichnisse des Datenpools:

Wenn nur ein einziger Datenpool vorhanden ist, bedarf es hier keiner Angaben. Es werden dann die Standardordner angenommen.

Wenn mehrere Datenpools vorhanden sind, kann sollte für jeden Datenpool ein anderer Dokumentenordner und ein anderer Vorlagenordner festgelegt werden. Um die Einstellungen für einen anderen als den angegebenen Datenpool vorzunehmen, ist vor dem Aufruf des Optionsfenster der gewünschte Datenpool auszuwählen (Einstellungen > Datenpool)

Dokumentenordner: enthält die Aktenordner, vorsortiert nach Aktenjahrgang. Wenn keine Angabe vorhanden ist, wird ein Unterordner des Stammverzeichnisses angenommen.

Vorlagenordner: enthält die Dokumentvorlagen, ggf. weiter gegliedert mit Unterverzeichnissen. Wenn keine Angabe vorhanden ist, wird ein Unterordner des Stammverzeichnisses angenommen.

Bausteinordner: Im Bausteinordner finden sich die Word-Dateien, die als etwaige Textbausteine Verwendung finden. Wenn hier in den Optionen nichts anderes angegeben ist, wird ein Unterverzeichnis des Vorlagenordners angenommen, was normalerweise auch sachgerecht ist. Sind aber mehrere Datenpools vorhanden, die unterschiedliche Vorlagenordner verwenden, kann hier festgelegt werden, dass dennoch ein gemeinsamer Bestand von Textbausteinen zu verwenden ist.