Überörtliche Verwendung

Es gibt viele Möglichkeiten, über das Internet auf die Datenbak und die Dateien zuzugreifen:

1. Aktenordner und Vorlagen

Um überörtlich und unterwegs auf die Aktenordner und Vorlagen zugreifen zu können, biete sich verschiedene Dienste an:

Bekannt und geläufig ist z.B. ein Hosting in der "Wolke" wie z.B. Dropbox, iCloud oder Google Drive. Obwohl diese Dienste auch eine Verschlüsselung gestatten, muss man sich Gedanken über die Sicherheit machen.

Neu und empfehlenswert: "Digitale Anwaltskanzlei mit TeamDrive DAV: Sicherer Cloud-Speicher für Anwälte in der Microsoft Cloud Deutschland"

Alternativ kommen private clouds in Betracht, die ähnlich funktionieren, die Daten aber auf den eigenen Servern der Kanzlei speichern (googeln).

Je nach gewünschter Konfiguration werden die Dateien dabei entweder automatisch vollständig auf alle angeschlossenen Geräte gespiegelt (Standard bei Desktop-PCs und Laptops) oder erst bei Bedarf (anklicken) vom betreffenden Provider nachgeladen (Standard bei Tablets und Handys). Nach mobiler Bearbeitung wird automatisch auch der im Büro befindliche Datenbestand synchronisiert.

Wenn nicht gleich der komplette Dokumentenordner, sondern zunächst nur ausgewählte Akten in der "Wolke" abgelegt werden sollen, empfiehlt sich die Verwendung "spezieller Aktenordner". Damit solche Pfade auch auf anderen Clients funktionieren, empfiehlt sich die Verwendung benutzerdefinierter Pfade.

2. Datenzugriff

Um nicht nur auf die Dateien, sondern auch in Echtzeit auf die Datenbank mit ihren Akten, Adressen, Konten usw. zugreifen zu können, ist das Programm auch auf dem "unterwegs"-Laptop zu installieren und dabei der Datenzugriff auf den SQL-Server über VPN zu konfigurieren:

Da die Daten auf dem eigenen Server verbleiben, werden Sicherheitsrisiken der "Wolke" vermieden.

Wenn ein statischer (d.h. nicht synchronisierter) Zugriff auf die Datenbank genügt, können die Daten auch im Wege der Datensicherung auf einen Laptop übertragen werden. Mehr dazu unter Unselbständige Nebeninstallationen.

3. Teamviewer und andere Remote Desktops

Es gibt verschiedene Tools, die wie ein verlängertes Bildschirm-, Tastatur- und Mauskabel funktionieren.

Die Anwendung läuft dann auf dem Server, und der Arbeitsplatz bedient diesen aus der Ferne. Gedruckt werden kann dennoch auch lokal.

Diese Arbeitsweise ist von der konkreten Anwendung unabhängig. Die Anwendung ist ganz normal auf dem Server lokal zu installieren, und sofern dies gegeben ist, kann man auch aus der Ferne auf sie zugreifen.

4. Virtueller PC in der Wolke

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, den eigenen Server bei einem Provider wie z.B. Strato, 1 & 1 oder O2 zu hosten. Er erscheint dann mit Desktop, Festplatte usw. wie ein normaler PC, kann aber weltweit verwendet werden. Wie auf einem Terminalserver können auch mehrere Benutzer eingerichtet werden, was sich im einzelnen jeweils aus dem gewählten Leistungsumfang ergibt.

Wird mit Hilfe einer Remote-Desktop-Verbindung auf diesen zugegriffen, erspart man sich diese Hardware und kann dieser genauso wie ein PC im eigenen Hause verwendet werden, vgl. z.B.

Auch diese Verwendung des Remote Desktop ist von der konkreten Anwendung unabhängig. Die Anwendung mitsamt SQL-Server ist ganz normal auf dem Server zu installieren. Bei der Auswahl des vom Provider zur Verfügung gestellten Pakets ist darauf zu achten, dass es auch eine Installation des Microsoft SQL-Servers gestattet.

Auf dem Server

  1. Setup-Assistent starten, zu Seite Login gehen,
  2. "neu" klicken und neuen Benutzer hinzufügen, z.B. "VPN-User"
  3. Cnn-Datei erstellen lassen.

Auf dem Arbeitsplatz

  1. VPN-Verbindung zum Server-Netzwerk herstellen z.B. wie folgt:
  1. Start > Verbinden mit > Alle Verbindungen anzeigen,
  2. Neue Verbindung erstellen > Weiter,
  3. Verbindung mit dem Netzwerk am Arbeitsplatz herstellen > Weiter,
  4. VPN-Verbindung > Weiter 
  5. Name für die Verbindung vergeben, z.B. Kanzleiname
  6. Hostname oder IP-Adresse: "Hostname oder IP des Firmenservers eingeben" > Weiter > Fertigstellen
  7. Benutzername und Kennwort eingeben  > Verbinden (Voraussetzung: der Benutzer besitzt die Rechte für eine VPN-Verbindung)
  8. Verbindung sollte hergestellt und rechts unten neben der Uhrzeit angezeigt werden
  1. Netzlaufwerk verbinden und den A-Jur-Ordner auf dem Server auswählen
  2. Setup-Assistent starten, zu Seite Login gehen,
  3. CNN-Datei von s.o. (3) öffnen
  4. Verbindung testen und ggf speichern, weiter
  5. Server-Konfiguration: „weiter ohne (noch) etwas zu ändern" wählen; >> weiter
  6. „Arbeitsplatz einrichten" wählen, Stammverzeichnis: entsprechendes Stammverzeichnis (Netzlaufwerkbuchstabe) wählen; >> weiter
  7. „Office-Add-Ins installieren." auswählen; >> weiter
  8. Personalisieren; >> weiter
  9. Installation mit „Starten" abschließen

Nunmehr kann die Anwendung lokal verwendet werden.

Nach getaner Arbeit kann die Verbindung durch Rechtsklick auf das Verbindungssymbol mit dem Firmennamen getrennt werden.


Impressum

a-jur-Kanzleisoftware

www.a-jur.de