Aktensuche

Schnellsuche

Akten können bereits in dem Feld gesucht werden, in dem sonst die Aktenbezeichnung angezeigt wird:

Standardmäßig wird nur in den aktiven Akten gesucht. Sollen auch abgelegte Akten in die Suche einbezogen werden, ist das Häkchen rechts neben der Aktenbezeichnung zu aktivieren.

Die aufgrund der Suche gefundenen Akten befinden sich anschließend in der Dropdown-Liste des Feldes.

Programmfunktion "Aktensuche und Aktenlisten"

Führt die Schnellsuche nicht zum Erfolg oder soll eine Tabelle generiert werden, ist die Programmfunktion Aktensuche und Aktenlisten zu verwenden.

Beim Ausführen der Funktion öffnen sich 2 Fenster:

Dieses Tool ist auch in schwierigen Fällen sehr leistungsfähig und kann z. B. wie folgt abgefragt werden:

Suchkriterien

In den Feldern Bezeichnung /  Betreff / Benutzerdefiniert kann nach Zeichenfolgen innerhalb der entsprechenden  Felder der Aktenverwaltung gesucht werden.

Im Kasten Beteiligte können Akten aufgrund der Beteiligten gesucht werden:

Die Ankreuzfelder im Kasten Status geben vor, ob in sämtlichen Akten, nur in den aktiven Akten oder inaktiven Akten gesucht werden soll. Standardmäßig wird nur in den aktiven Akten gesucht. Mindestens eines der beiden Felder muß angekreuzt sein.

Im Kasten Anlagedatum kann eingegrenzt werden, wann die zu suchende Akte angelegt wurde. Das Anlagedatum wird jeweils bei der Anlage einer Akte automatisch gespeichert.

Im Kasten "Sonstiges" kann schließlich die Suche auf einen bestimmten Sachbearbeiter, Akquisiteur oder auf ein bestimmtes Sachgebiet begrenzt werden.

Der Button "zurücksetzen" setzt alle Suchfelder wieder auf ihre Grundposition zurück.

Ausführung der Suche

Nach jeder Eingabe oder Änderung eines Suchkriteriums führt das Programm die Suche intern bereits aus und zeigt auf den Button unten links an, auf wie viele Akten die Suche zutrifft.

Die Liste der gefundenen Akten läßt sich durch Klick auf diesen Button anzeigen. In der sich dann öffnenden Tabelle werden alle herausgefilterten Akten angezeigt. Hier kann dann eine Akte ausgewählt werden und durch Klick auf den Aktionsbutton das Cockpit mit der entsprechenden Akte geöffnet werden.

Mit jeder Änderung der Suchkriterien aktualisiert sich auch die Anzeige des Suchergebnisses. Zusätzlich können die Suchfunktionen der Tabelle verwendet werden, insbesondere die Volltextsuche.


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