Rechnungen ausbuchen

Erweist sich eine gebuchte Ausgangsrechnung als

• uneinbringlich,
• fehlerhaft,
• wird sie einvernehmlich abgeändert oder
• soll sie aus anderen Gründen aufgehoben werden,

ist folgendes zu beachten:

1. Das Buchen einer Rechnung ist bei Rechtsanwälten (wie bei allen § 4 III EStG-Rechnern) ein rein interner Vorgang, der für die Gewinnermittlung belanglos ist. Nicht schon das Buchen, sondern erst die Bezahlung einer Rechnung stellt eine Einnahme dar. Der Ausfall einer unbezahlten Rechnung ist für die Steuer und für die Finanzbuchhaltung deshalb unerheblich.
2. Bei Freiberuflern geht es hingegen nicht um die Finanzbuchhaltung, sondern Beteiligtenkonten. Alle gewünschten Eingaben können über "Konto buchen" vorgenommen werden.
3. Das Umsatzsteuerrecht verlangt von Anwälten lediglich die fortlaufende Numerierung der Ausgangsrechnungen. Die Art und Weise, wie Rechnungen und ihre Numerierung in der EDV erfaßt werden, interessiert die Steuer bei Anwälten nicht. In den Beteiligtenkonten kann frei gebucht werden, es gilt dort weder das Prinzip von Buchung und Gegenbuchung noch gelten dort die Grundsätze der Ordnungsgemäßen Buchführung (GOB).

Das "Buchen" einer Rechnung bedeutet bei uns, dass in das Beteiligtenkonto des Rechnungsempfängers eine entsprechende Schuldposition gebucht wird. Die Finanzbuchhaltung ist nicht beteiligt.

In der Liste "Offene Posten" erscheinen alle Beteiligtenkonten, in denen eine gebuchte Rechnung enthalten ist, deren Kontosaldo größer als 10 ist und deren Akte nicht abgelegt ist.

Es gibt daher folgende Möglichkeiten:

1. Es spricht nichts dagegen, die Rechnungsbuchung einfach zu ändern oder zu löschen (über "Konto buchen").
2. Es gibt nicht unbedingt einen Grund, uneinbringliche Rechnungen zu stornieren. Man kann sie einfach als Sollstellung im Beteiligtenkonto stehen lassen (ist ja vielleicht doch noch einmal interessant).
3. Im Interesse der Transparenz kann im betreffenden Beteiligtenkonto eine Gegenbuchung erfolgen, also der zu stornierende Betrag mit negativem Vorzeichen.
4. Damit obsolete Salden nicht mehr in den Offenen Posten erscheinen, genügt es, die entsprechende Akte abzulegen.