Adressenimport

Siehe auch:

Um Adressen aus einer anderen Anwendung in die Adressverwaltung zu übernehmen, verwendet man am besten den SQL-Server-Import-/Exportassistenten.

Sollte dieser Assistent lokal nicht vorhanden oder nicht auffindbar sein, kann er über das SQL-Server-Management Studio nachgeladen bzw. gestartet werden (Kontextmenü der betreffenden Datenbank, siehe Screenshot).

Feldorganisation

Die Adressverwaltung ist bewusst einfach gehalten, d.h. sie besteht fast nur aus unverknüpften Textfeldern, die fast beliebige Daten aufnehmen können. Ausnahmen:

Eine weitere Besonderheit besteht beim Feld ID. Diese eindeutige Adressnummer dient der Identifikation jeder Adresse und wird vom SQL-Server bei Anlage neuer Datensätze (Adressen) automatisch hochgezählt. Benutzereingriffe sind normalerweise nicht möglich. Es gibt zwei Möglichkeiten:

Dennoch ist der der Import nicht ganz trivial, denn man muss sich etwas mit Felddefinitionen u.s.w. beschäftigen:

Diese müssen nun einander zugeordnet werden. Felder wie "Anrede", "Vorname" usw. sind oft unproblematisch. Aber schon beim Feld "PLZOrt" geht es los: unterschiedliche Datenbanken verwenden unterschiedliche Feldnamen. Oft werden PLZ, Ort und Land auch getrennt gespeichert, so dass sie erst wieder zusammengeführt werden müssen. Kontonummern werden mal als Zahl gespeichert und mal als Text mit Sonderzeichen.

Die vorhandenen Felddefinitionen lassen sich über die Programmfunktion "Alle Datenbankfelddefinitionen" anzeigen, mit Hilfe des SQL-Management Studios auch (in engen Grenzen) ändern.

Empfohlen: Import über Excel

Folgende Methode ist wohl der einfachste Weg und hat sich bewährt:

  1. Adressdaten in eine Excel-Tabelle übertragen.
  2. Excel- Spaltenüberschriften buchstabengetreu der Terminologie der a-jur-Adressen-Tabelle anpassen wie folgt:
  3. In Excel die Daten bearbeiten und bereinigen, damit sie den richtigen Spalten zugeordnet sind.
  4. Mit Hilfe des SQL-Server-Import-/Exportassistenten die Excel-Tabelle unmittelbar in die a-jur-Tabelle "Adressen" einlesen. In den Fenstern sind folgende Angaben zu machen:
  5. a-jur-Programmfunktion "Datenpflege" ausführen - fertig!

Adressenaustausch zwischen Datenpools

Mit Hilfe der Programmfunktion "Adresse exportieren nach..." (Menü "Adressen") wird die ausgewählte Adresse in einen anderen Datenpool kopiert. Mit der Programmfunktion "Akte exportieren" werden sämtliche Adressen der Akte exportiert.

Outlook-Kontakte importieren

Der Import von Adressen, die als Outlook-Kontakte vorliegen, ist wie folgt vorgesehen:

  1. Aus Outlook heraus die Kontakte exportieren in eine neue Tabelle Kontakte des Access (bis 2010)-Projekts. Falls dies (wie häufig) nicht möglich ist, muss folgender Umweg gewählt werden:
    1. Export von Outlook zunächst in eine temporäre Access-Datenbank,
    2. Dortige Tabelle in das Access-Projekt importieren in eine Tabelle namens "Kontakte",
  2. "Abfrage" (gespeicherte Prozedur) Kontakte2Adressen öffnen und prüfen, ob die darin vorgesehenen Zuweisungen stimmig sind, ggf. ändern und speichern.
  3. Kontakte2Adressen ausführen.
  4. Wenn Access eine fehlerfreie Ausführung meldet, kann die Tabelle "Kontakte" anschließend gelöscht werden.

ADR-Verzeichnisse

Befinden sich die Adressen in ADR-Verzeichnissen, die Dateien wie 01A, 02A, 03A usw. enthalten, kann der Import mit Hilfe der kleinen Anwendung adrimport.exe erfolgen.


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