Rechnungen ausbuchen

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Erweist sich eine gebuchte Ausgangsrechnung als

• uneinbringlich,
• fehlerhaft,
• wird sie einvernehmlich abgeändert oder
• soll sie aus anderen Gründen aufgehoben werden,

ist folgendes zu beachten:

1. Das Buchen einer Rechnung ist bei Rechtsanwälten (wie bei allen § 4 III EStG-Rechnern) ein rein interner Vorgang, der für die Gewinnermittlung belanglos ist. Nicht schon das Versenden oder das Buchen, sondern erst die Bezahlung einer Rechnung stellt eine Einnahme dar. Der Wegfall einer unbezahlten Rechnung ist für die Steuer und für die Finanzbuchhaltung deshalb unerheblich.
2. Bei Freiberuflern geht es nicht um die Finanzbuchhaltung, sondern Beteiligtenkonten. Alle gewünschten Eingaben können über "Konto buchen" vorgenommen werden.
3. Das Umsatzsteuerrecht verlangt von Anwälten lediglich die fortlaufende Nummerierung der Ausgangsrechnungen.
4. Gewerbetreibende benötigen für ihre eigene Buchhaltung allerdings eine Gutschrift, um die bisherige Rechnung zu korrigieren.

Das "Buchen" einer Rechnung bedeutet bei uns, dass in das Beteiligtenkonto des Rechnungsempfängers eine entsprechende Schuldposition gebucht wird. Die Finanzbuchhaltung ist daran nicht beteiligt.

In der Liste "Offene Posten" erscheinen alle Beteiligtenkonten, in denen eine gebuchte Rechnung enthalten ist, deren Kontosaldo größer als 10 ist und deren Akte nicht abgelegt ist (mehr).

Es gibt daher folgende Möglichkeiten:

1. bei einvernehmlicher Änderung der Rechnung sollte insbesondere Gewerbetreibenden über das Rechnungsfenster eine Gutschrift oder eine korrigierte Rechnung erstellt und gebucht werden.
2. In anderen Fällen spricht nichts dagegen, die Rechnungsbuchung einfach zu ändern oder zu löschen (über "Konto buchen"). Wenn die Rechnung bereits versendet worden war, genügt es, wenn eine Kopie der Rechnung zugänglich bleibt.
3. Es gibt nicht unbedingt einen Grund, uneinbringliche Rechnungen zu stornieren. Man kann sie als Sollstellung im Beteiligtenkonto stehen lassen (ist ja vielleicht doch noch einmal interessant).
4. Im Interesse der Transparenz kann im betreffenden Beteiligtenkonto eine Gegenbuchung erfolgen, also der zu stornierende Betrag mit negativem Vorzeichen, so dass der Kontostand wieder 0,00 € beträgt.
5. Damit obsolete Salden nicht mehr in den Offenen Posten erscheinen, genügt es, die entsprechende Akte abzulegen.