Offene Posten

• Finanzbuchhaltung
• Stornierung einer Rechnung

In der Liste der "Offenen Posten" finden sich alle unbezahlten Rechnungen, genauer gesagt:

• alle Beteiligtenkonten,
• in denen eine Rechnung gebucht ist,
• deren Kontostand größer 10€ ist (Geringfügigkeitsgrenze) und
• deren Akte nicht abgelegt ist.

Das rechts wiedergegebene Konto würde also nicht (mehr) in der Liste der Offenen Posten erscheinen.

Zu beachten: Offene Posten sind bei Freiberuflern (und anderen Unternehmen, die nicht der Soll-Besteuerung unterliegen), kein Teil der steuerlich und gewinnrelevanten Finanzbuchhaltung, sondern ein rein interner Vorgang zur Überwachung und Berechnung der Außenstände (mehr).

Wird eine Rechnung bezahlt, sorgt entweder die Automatik beim Import der offenen Posten oder eine manuell eingegebenen integrierte Buchung der Finanzbuchhaltung dafür, dass auch im Beteiligtenkonto eine entsprechende Gutschrift gebucht wird, so dass der Kontostand ausgeglichen ist und dieses Konto deshalb nicht mehr in der Liste der Offenen Posten erscheint.

Mahnwesen

Um einen Mahnlauf per E-Mail durchzuführen, könnte wie folgt vorgegangen werden:

1. Programmfunktion "Aktuelle Mahnungen" aufrufen. In dieser Liste sind alle Offenen Posten der Mahnstufen 0 (Erinnerung), 1 (1. Mahnung) und 2 (2. Mahnung) aktiver Akten enthalten, deren Rechnung mindestens 3 Wochen zurückliegt. Mahnstufe 3 und höher ist nicht mehr enthalten, weil hier nach dreimaliger Mahnung individuell vorgegangen werden sollte.
2. Datei / Seriendokumente aufrufen und z.B. wie folgt ausfüllen:

Dokument- oder Mailvorlage“: Mahnung.htm
o Rechnung buchen auf
x Mahnstufe erhöhen
x Mahnkosten buchen
0  mal ausdrucken
o speichern in   lfd 
o Dokument schließen
o als PDF speichern
o als PDF-E-Mail-Anhang
x sofort senden
x einzeln

Start    klicken

• Nach erster Mahnung Outlook > „gesendete Objekte“ prüfen.
• Wenn alles ok: im a-jur-Dialog:  „alle übrigen“

Wichtig: ein solcher Mahnlauf sollte nur in angemessenem zeitlichen Abstand erfolgen, damit die Mahnungen nicht zu rasch aufeinander folgen.