Aktenauswahl

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die zu bearbeitende Akte im Cockpit auszuwählen.

Zuletzt

Wenn in letzter Zeit mit der Akte gearbeitet wurde, ist es am schnellsten, die Listen der beiden Auswahlfelder einzusehen (Klick auf das Dreieck oder Funktionstaste F4) und den Eintrag auszuwählen. Dies gilt sowohl für

• das Aktenzeichen als auch für
• die Aktenbezeichnung.

Wenn das Listenfeld anderweitig belegt worden war (z. B. alphabetisch oder ein Suchergebnis), wird durch Klick auf das Wort zuletzt in dem Auswahllistenfeld wieder die Liste der zuletzt ausgewählten Akten angezeigt.

Aktenzeichen

Möchte man das Aktenzeichen direkt eingeben, so gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Das Aktenzeichen wird in das dafür vorgesehene Feld direkt eingetragen. Sobald die Eingabe mit einem Verlassen des Feldes oder mit Enter abgeschlossen ist, springt das Cockpit auf die entsprechende Akte.
2. Über den kleinen Button rechts neben dem Feld für das Aktenzeichen öffnet sich eine Art Tastatur, mit der das Aktenzeichen per Mausklick eingegeben werden kann. Es gibt darin auch eine kleine Vorschau auf die Aktenbezeichnung, damit man sich vor dem Abschluss dieser Eingabe vergewissern kann, die richtige Akte eingetippt zu haben. überträgt die eingetippte Akte in das Cockpit.

Es genügt die Eingabe eines eindeutigen Anfangs. Wenn ein unvollständiges Aktenzeichen eingegeben wurde, sucht das System automatisch nach der letzten Akte, die mit der angegebenen Zeichenfolge anfängt. Wird also z.B. bei Verwendung des Standardformats nur die Zahl vor dem Schrägstrich angegeben, wird die betreffende Akte des laufenden Jahres ausgewählt, bzw. des letzten Jahres, in dem eine solche Aktennummer vergeben war. Um die Akte 4711/06 aufzurufen, genügt im Jahre 2006 also die Eingabe der Zahl 4711.

Aktenbezeichnung

Eine Akte kann auch über ihre Bezeichnung ausgesucht werden, indem im Aktenbezeichnungsfeld die Aktenbezeichnung Buchstabe für Buchstabe eingegeben wird, bis die betreffende Akte gefunden wurde.

Nach der Eingabe weniger Buchstaben wird das Listenfeld entsprechend den Anfangsbuchstaben alphabetisch aufgefüllt. War die Auswahl nach einigen Buchstaben noch nicht eindeutig, ist es oft schneller, durch Klick auf das Dreieck oder die Funktionstaste F4 die Liste durchzuscrollen, um die richtige Akte festzulegen.

Kennt man nicht die Anfangsbuchstaben einer Aktenbezeichnung, sondern nur zum Beispiel das Passivrubrum, kann an einer beliebigen Stelle in der Aktenbezeichnung gesucht werden, in dem als erstes Zeichen der Stern (*) eingegeben wird, gefolgt von einigen Buchstaben, die als Suchbegriff dienen. Mit der Eingabetaste oder Verlassen des Feldes wird die Suche ausgeführt. Führte die Suche zu einem eindeutigen Ergebnis, ist die Akte bereits ausgewählt; anderenfalls ist die Auswahlliste dann aufgefüllt mit dem Ergebnis der Suche.

In beiden Fällen werden standardmäßig nur die nicht abgelegten Akten durchsucht und angezeigt. Sollen auch ablegte Akten in die Suche einbezogen werden, ist dies über das Kontextmenü zu aktivieren oder die Aktensuche zu verwenden.

Suche verfeinern

Wenn eine Akte ausgewählt wurde, kann durch Klick auf das Wort "alphabetisch" das Auswahllistenfeld alphabetisch um die bereits vorhandene Aktenbezeichnung herum aufgefüllt werden. Es läßt sich dann vor und zurück nach Akten blättern, die ähnlich beginnen.

Umfassende Möglichkeiten zur Suche einer Akte gibt es als Aktensuche.