Die Ablage hat in erster Linie zur Folge, dass die Akte in manchen Listenfeldern, Statistiken und Tabellen nicht mehr erscheint. Gelöscht wird dadurch nichts; dies ist angesichts der Ressourcen moderner PCs und der Leistungsfähigkeit moderner Datenbanken schon lange nicht mehr veranlasst.
Auch eine abgelegte Akte kann in jeder Hinsicht weiter bearbeitet werden. Wenn in der Finanzbuchhaltung das Konto einer ablegten Akte gebucht wird, erfolgt ein Hinweis.
Wenn eine Akte erstmalig abgelegt wird, wird für diese Akte eine Ablagenummer und das Ablagedatum vergeben.
Das Programm schlägt eine Standardablagenummer vor, die eine Raute (#) als Platzhalter für einen Zähler enthält. Die Ablagenummer kann manuell beliebig abgeändert werden, wobei ebenfalls die Raute verwendet werden kann. Der jeweilige Zählwert der Raute ergibt sich aus den Optionen.
Diese eindeutige Ablagenummer sollte die Akte behalten, selbst wenn sie später wieder an- und erneut abgelegt werden sollte. Bei nachträglicher Änderung der Ablagenummer sollte darauf geachtet werden, daß diese auch auf der Akte selbst deutlich vermerkt wird, denn anderenfalls könnte die Akte unter der nicht mehr rekonstruierbaren früheren Ablagenummer im Archiv unauffindbar werden.
Bei der Aktenablage sollten die
Auslagen- und Fremdgeldsalden im
Aktenkonto ausgeglichen (Null) sein.
Fremdgeldguthaben sind auszuzahlen oder umzubuchen; Auslagen sollten
erstattet oder abgeschrieben werden. 
Sollte bei der Ablage noch ein Auslagen-
oder Fremdgeldsaldo vorhanden sein, erfolgt ein tabellarischer Hinweis auf die
bestehenden Salden. 
Sollte der Hinweis ignoriert werden, wird der Gewinn falsch
berechnet und besteht das Risiko,
dass Einnahmen nicht versteuert oder Ausgaben nicht abgesetzt werden. Nachträglich besteht z.B. mit der Programmfunktion "Aktensalden (abgelegte
Akten)" die Möglichkeit, solche Fälle sichtbar zu machen.
Der Saldo der Beteiligtenkonten ist buchhalterisch gleichgültig. Normalerweise wird man eine Akte allerdings erst ablegen, wenn auch die Beteiligtenkonten ausgeglichen sind, d.h. alle gebuchten Forderungen bezahlt wurden. Offene Rechnungen..?
Wenn dennoch gelöscht werden soll, dann mit folgenden Programmfunktionen:
| Impressum |
a-jur-Kanzleisoftware |