Beteiligung / erweiterte Angaben

Über das Cockpitmenü "Bearbeiten" oder den Button "erweitert" können ergänzende Angaben zu einer Beteiligung gemacht werden.

Diese Funktion setzt voraus, dass bereits eine einfache Beteiligung vorhanden ist. Im Cockpit ist nach Auswahl des Beteiligten die rechte Maustaste oder der Button erweitert zu klicken.

Betreff

Das große Eingabefeld in dem Fenster ermöglicht die Eingabe mehrzeiliger Betreffs. Auch Absätze sind zulässig (Eingabetaste).

Aktenspezifische Adressverwaltung

Korrespondiert die Kanzlei unter derselben Adresse mit unterschiedlichen Abteilungen oder Ansprechpartnern (z.B. bei Behörden, Versicherungen, anderen Großunternehmen oder Kanzleien), gehören die speziell für die einzelne Akte benötigten Angaben in die erweiterten Eigenschaften den Beteiligung.

Die gespeicherten Adressen können dadurch für den Kontext einer Akte modifiziert oder ergänzt werden. Die Eingaben treten bei der Erstellung eines Dokuments oder einer E-Mail an die Stelle der zur Adresse gespeicherten Daten.

  1. Telefax-Nummer,
  2. Durchwahl-Nummer,
  3. Mobil-Nummer,
  4. E-Mail-Adresse,
  5. Zusätzliche Adresszeile (z.B. Abteilungsname),
  6. Persönliche Anrede

In allen Feldern findet sich in der Dropdownliste ein Hinweis auf den Standardwert und ggf. eine Liste mit den bisher verwendeten Einstellungen (so dass z.B. auch eine Liste der bekannten Abteilungen, Durchwahlen, Sachbearbeiter usw. angeboten wird, die durch jeden neuen Eintrag erweitert wird).

Alternativ kann über den Button "Auswahl" auch eine der bereits verwendeten Kombinationen ausgewählt werden; dadurch werden die übrigen Felder automatisch ausgefüllt.

Mit Hilfe der Programmfunktion "Unteradressen" lassen sich die vorhandenen Einträge anzeigen.

Tipp: über dem Adressfeld des Cockpits werden alle Telefonnummern des Adressverwaltung sowie die Durchwahl des gerade ausgewählten Beteiligten als Tooltip angezeigt!

Dokumentvorlage

Es kann ein spezieller Briefbogen gewählt werden, der für diese Beteiligung standardmäßig verwendet bzw. vorgeschlagen wird. Dies bietet sich z.B. bei Gerichtskorrespondenz an, damit künftig gleich auf Doppelklick z.B. die Vorlage "SchriftsatzKläger" o.ä. verwendet wird.

Zur praktischen Bedeutung siehe Dokumentvorlagen.

Sofern es sich um Dokumentvorlagen im Vorlagenverzeichnis oder anderen Unterverzeichnissen des Stammverzeichnisses handelt, wird der Pfad relativ zum Stammverzeichnis gespeichert ("<gap>"), damit die Vorlage auch noch gefunden wird, wenn das Stammverzeichnis geändert wird oder wenn der Pfad zum Stammverzeichnis im Netzwerk nicht einheitlich ist.

Ist ein Kurzrubrum sehr kompliziert, z.B. infolge zahlreicher unterschiedlich vertretener Parteien und Streitgenossen, ist wie folgt vorzugehen:

  1. Betreffende Akte im Cockpit aufrufen,
  2. Word-Dokument mit der am ehesten passenden Vorlage erstellen und wie gewünscht abändern,
  3. "neu speichern" klicken, Dateityp aber in "Dokumentvorlage (*.dot)" ändern, ggf. Dateinamen abändern.
  4. Mit Cockpit / erweitert die modifizierte Vorlage als Standardvorlage für den ausgewählten Beteiligten festlegen (findet sich rasch unter den "zuletzt bearbeiteten Dokumenten").

Tipp: Oder ganz einfach: letztes vergleichbares Dokument aufrufen und erneut "neu speichern" klicken. Das Dokument wird dann als neues Dokument im selbst Aktenordner gespeichert, und es ist lediglich der Textkörper zu ersetzen.

Vertreter

Das Feld Vertreter gibt an, durch welchen anderen Beteiligten der Beteiligte ggf. vertreten wird.

Dies hat zwei Folgen:

  1. Wird ein Brief an eine vertretene Partei gerichtet, gibt das Programm Gelegenheit, den Brief stattdessen an den Vertreter zu richten.
  2. Bei Mehrfachauswahl (E-Mail, Serienbrief, Serienfax) wird nur der Gegnervertreter und nicht auch der Gegner persönlich als Empfänger vorselektiert.

Bei überschaubaren Akten ist diese Eingabe überflüssig, sie ist aber hilfreich und teilweise auch notwendig bei Massenverfahren.

Im Kontextmenü eines Beteiligten lässt sich anzeigen, durch wen der Beteiligte vertreten wird.

Soll ein Vertreter (= Beteiligung, die in einer anderen Beteiligung als Vertreter gespeichert ist) aus der Liste der Beteiligungen gelöscht werden, muss erst die Vertretung gelöscht werden, sonst gibt es eine Meldung.

Verfahrensrolle

Standard

Die Checkbox Standard gibt an, ob es sich um den Standardbeteiligten dieses Typs handelt, was vor allem für die Erstellung eines gerichtlichen Rubrums von Bedeutung ist.

Wird auf die Daten eines Beteiligten aufgrund seiner Parteirolle (Beteiligungstyps) zugegriffen, handelt sich es, wenn es den Typ mehrfach gibt, um den Standardbeteiligten. Sind z.B. mehrere Mandanten zur Akte gespeichert, kann damit einer der Mandanten auswählt werden. Dieser wird damit zum Standardmandanten in der Akte. Dasselbe gilt für alle anderen Beteiligungstypen. Mehr ...

Das Zusatzfeld neben dem Ankreuzfeld dient der Eingabe eines Zusatzes, um ggf. auf weitere Beteiligte hinzuweisen. Da das kleine Rubrum zunächst nur den einzelnen Standardkläger oder  -beklagten anzeigt, kann dies bei Vorhandenseins weiterer Prozessparteien durch ein "u.a." oder "und Klaus Meyer" kenntlich gemacht werden. Hierzu ist in der Dokumentvorlage der Platzhalter "~ua" zu verwenden.


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