Benutzerdefinierte Datenfelder

Siehe auch:

Für Akten, Adressen und Beteiligungen können vom Benutzer beliebige zusätzliche Datenfelder eingerichtet werden, die vom Cockpit aus angezeigt und bearbeitet und auch als Datenfelder in Textdokumenten verwendet werden können.

Einrichtung

Die Einrichtung der Datenfelder erfolgt über das Microsoft SQL Server Management Studio, Access (bis 2010) oder ein anderes Tool zur Konfiguration von SQL-Server-Datenbanken. Mit Kenntnis von Transact-SQL können Datenfelder mit Hilfe von SQL-Anweisungen auch unmittelbar aus dem Programm heraus konfiguriert werden.

Die Datenfelder sind in die Tabellen

einzufügen. Der gewünschte Typ (Text, Geld, Datum, Ja/Nein usw.) ist dabei anzugeben. Der Feldname darf nicht bereits bei den normalen Vorlagen oder in einer anderen *.ext-Tabelle vorhanden sein. Eine Liste der bereits vergebenen Feldnamen findet sich z.B. im Datenfeldassistenten.

Die bei der Installation bereits vorhandenen Datenfelder in diesen Tabellen können entfernt werden, nicht allerdings das jeweils mit einem Schlüsselsymbol versehene erste Feld (Az, AdressId bzw. Abi), weil diese die Verknüpfung mit der Akte, Adresse bzw. Beteiligung herstellen.

Wichtig: bei normalen Textfeldern ist nicht der Datentyp "Text" zu verwenden, sondern "varchar" mit Angabe der Maximallänge.

Im einfachsten Fall genügt dies bereits. Aus den konfigurierten Datenfeldern wird automatisch ein Passepartout erzeugt. Datumsfelder erscheinen z.B. als Datumssteuerelemente, ja/nein-Felder als Ankreuzboxen.

Microsoft-Bug: Manchmal sind nach der Konfiguration neuer Felder die Daten in andere Spalten verrutscht, erscheinen die Änderungen nicht, zeigt das Passepartout Fehlermeldungen oder erscheint die Meldung "Für die Sicht oder Funktion 'dbo.wordAktenbeteiligte' sind mehr Spaltennamen angegeben, als Spalten definiert sind." In diesem Fall hilft Skriptausführung oder ein (unverändertes!) erneutes Abspeichern der angegebenen Abfrage.

Tipp: wenn zusätzliche Felder in die Tabellen "Akten" oder "Adressen" eingefügt werden, lassen sich diese auch mit den Programmfunktionen "Akten-Passepartout" bzw. "Adressen-Passepartout" anzeigen und bearbeiten. Die vorhandenen Felder dürfen dabei aber nicht umbenannt oder entfernt werden. Diese Felder stehen allerdings nicht als Word-Platzhalter zur Verfügung.

Feldkonfiguration (optional)

Um das Fenster zur Anzeige und Bearbeitung der Daten komfortabler darzustellen, können die Datenfelder zusätzlich konfiguriert werden.

Die selbst eingerichteten und verfügbaren Feldnamen können mit Hilfe der Tabelle "Benutzerdefinierte Datenfelder" angezeigt werden.

Über Einstellungen / Setup / erweitert / Feldkonfiguration können Felder  beliebiger Tabellen konfiguriert werden:

Feldkonfiguration nach Aktentyp (optional)

Über Einstellungen / Setup / benutzerdefiniert / Feldkonfiguration nach Aktentypen können benutzerdefinierte Felder von Beteiligungen und Akten auch differenziert nach Aktentypen konfiguriert werden. Es ist wie folgt vorzugehen:

Wird der Aktentyp einer Akte geändert, erscheint meist eine andere Feldauswahl und können sich die Beschriftungen und die Reihenfolge geändert haben, aber die Daten bleiben unverändert. Insofern sollten möglichst universell verwendbare Feldnamen verwendet werden.

Zwischenüberschriften

Um eine größere Zahl von Datenfeldern optisch zu untergliedern, können Überschriften eingefügt werden. Mit Hilfe der Programmfunktion "Feldkonfiguration nach Aktentypen" können Überschriften wie folgt konfiguriert werden:
Die Parameter sind im Format Name = Wert getrennt durch Semikolons einzugeben, z.B.

font = Verdana; fontsize = 12; BackColor = 16504761; FontColor = 9647136; bold = 1; italic = 1; underline =1

Anzeige und Bearbeitung der Datenfelder

Alle Datenfelder können vom Cockpit aus bearbeitet werden, und zwar:

Verwendung als Platzhalter in Dokumenten

Die Felder der drei genannten Tabellen erscheinen automatisch am Ende der Feldlisten des Datenfeld-Assistenten und können zur Entwurfszeit als Platzhalter und zur Laufzeit mit ihren aktuellen Daten in das Dokument eingefügt werden.

Bei vielen speziellen Anwendungen ist es nützlich, typische Tabellenabfragen zu speichern, um z.B. eine besonders konfigurierte Mitglieder- oder Kundenliste durch einfachen Mausklick als aktuelle Tabelle zu öffnen (mehr).

Beispiel: Regatta


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