E-Mail erstellen

• Siehe auch: Tabellen: Export von E-Mail-Adressen

Programmfunktion zur Erstellung einer E-Mail wie folgt:

1. im Cockpit die gewünschte Akte und den gewünschten Empfänger auswählen,
2. Über das Dateimenü oder die rechte Maustaste "E-Mail" klicken..

Es öffnet sich dann die lokale E-Mail-Anwendung mit dem Entwurf einer neuen E-Mail. Auswahl des E-Mail-Programms und Formatierung ergeben sich aus den Standardeinstellungen des Systems.

In den Optionen kann eingestellt werden, ob stets Outlook verwendet werden soll. Ist diese Option nicht aktiviert, wird das Standard-E-Mail-Programm des Windowsbenutzers verwendet.

Wenn Outlook verwendet wird und hierbei Word als Texteditor konfiguriert wurde, sollte (wegen der Makro-Sicherheitsabfragen) Outlook zuvor manuell gestartet werden.

Folgende Felder sind ggf. bereits ausgefüllt:

Adressat (An / To)

E-Mail-Adresse des ausgewählten Beteiligten, wie sie in der Adressverwaltung gespeichert ist.

Wenn unter in den erweiterten Beteiligtendaten eine spezielle E-Mail-Adresse angegeben wurde, wird diese stattdessen verwendet.

Wenn viele Empfänger gleichzeitig adressiert werden sollten, empfiehlt sich stattdessen die entsprechende Tabellen-Export-Funktion.

Feldauswahl und Gestaltung von E-Mails können weitgehend frei konfiguriert werden.

Betreff

Die Betreffzeile der E-Mail wird den Optionen konfiguriert, standardmäßig in der Form

        ~Kurzrubrum (~az) ~Aktenbetreff

Textkörper

Der Textkörper der E-Mail wird durch die im Vorlagenverzeichnis befindliche Datei "email.txt" konfiguriert.

Sofern 1) Outlook verwendet verwendet wird, 2) das E-Mail-Standardformat auf html eingestellt ist und 3) sich im Vorlagenverzeichnis die Datei email.htm findet, wird stattdessen diese verwendet. Bei der Erstellung der Vorlage mail.htm ist darauf zu achten, dass im html-Quellcode die Tilde nicht vom Namen des Platzhalters getrennt wird - anderenfalls wird der Platzhalter nicht gefunden.

Platzhalter

Es werden sämtliche aus dem Datenfeldassistenten bekannten Platzhalter unterstützt, zusätzlich noch BenutzerVollername, BenutzerZeichnet, BenutzerDz, BenutzerBerufsbezeichnung, BenutzerEMail, BenutzerKontakt

Zusätzlich können als fester Text z.B. Kanzleiname, Adresse, Telefon, Telefax, Disclaimer usw. eingesetzt werden.

Datei mailen an...

Mit dieser Programmfunktion besteht vor Erstellung der E-Mail Gelegenheit, Dateianhänge aus dem aktuellen Aktenordner auszuwählen, um diese mit der Mail zu versenden.

Und weiter?

Die automatisch erstellte E-Mail kann wie jede andere E-Mail weiter bearbeitet, gespeichert, gelöscht, geändert und versandt werden. Die Einzelheiten ergeben sich aus der Dokumentation der E-Mail-Anwendung.

Nach dem Versand sollte die E-Mail im Dokumentenordner gespeichert werden.