Homeoffice

• Überörtliche Verwendung

Seit Jahren werden die Möglichkeiten, das Programm von unterwegs zu bedienen, entwickelt, erweitert und gepflegt, siehe Überörtliche Verwendung.

Wenn dies ohne großen technischen Aufwand passieren muss, empfehlen wir folgendes:

Teamviewer oder andere Remotesoftware

Am schnellsten einsatzfähig ist der bekannte Teamviewer oder andere Remotesoftware.

Damit holt man sich den Bürobildschirm direkt ins Zuhause oder an einen beliebigen anderen Ort.

Folgendes ist zu beachten, damit man sich auch ohne Anwesenheit im Büro auf einen dortigen Rechner schalten kann:

• Der Bürorechner muss eingeschaltet bleiben (Energieoptionen beachten!).
• Teamviewer muss auf dem Bürorechner gestartet sein.
• Teamviewer muss für "unbeaufsichtigten Zugriff" konfiguriert sein, mit festem Passwort.
• In der Regel empfiehlt es sich, über das "Ansicht"-Menü des Teamviewers noch die dort empfohlene Bildschirmauflösung einzustellen.

Sämtliche Programme und Daten des Bürorechners stehen damit lokal zur Verfügung.

Auf folgende Funktionalitäten wird dabei besonders hingewiesen:

• Posteingänge scannen und durch Einordnen eine Wiedervorlage für den Sachbearbeiter oder andere Mitarbeiter generieren.
• Dateiwiedervorlage (rechte Maustaste oder Word-AddIn): erstellt eine Wiedervorlage für einen beliebigen Mitarbeiter, um Erörterung oder weitere Bearbeitung einer verlinkten Datei zu beginnen.
• Interne E-Mail (Dateimenü): erstellt E-Mail an einen Mitarbeiter, um z.B. Weisungen zu erteilen.
• Letzte gesendete E-Mail speichern und drucken, damit die eigenen Aktivitäten sauber dokumentiert werden (auf das Drucken kann man dabei auch verzichten).
• Datei mailen an...: Dateien aus dem Aktenordner auswählen, um sie per E-Mail an einen Aktenbeteiligten zu versenden.
• Serienbriefe als PDF per E-Mail versenden (ab Version 5.26.3)

Zeitweiliger Umzug auf den Laptop

Seit eh und je unterstützen wir die Verwendung eines Laptops parallel zur Kanzleiinstallation, siehe Unselbständige Nebeninstallation.

Eine zusätzliche Lizenz ist dafür nicht erforderlich, sondern lediglich eine weitere Lizenzdatei, die aber innerhalb weniger Stunden und kostenlos übersandt wird.

Um sich hierbei komplett von der Kanzlei zu lösen und vom Laptop aus weiter zur arbeiten, ist praktisch so vorzugehen, wie es unter Umzug erläutert ist.

Wichtig: damit der Datenbestand später wieder in den Kanzleiserver eingespielt werden kann, muss auf beiden Rechnern dieselbe Version (= derselbe Jahrgang) des SQL-Servers verwendet werden (Datenrücksicherung).

Video-Konferenzen

Außen den bekannten Skype, Zoom und Facetime gibt es eine nicht mehr überschaubare Anzahl von Programmen und Tools, um Online-Konferenzen durchzuführen  (googeln).

Wem das aber alles zu fremd und zu kompliziert ist, dabei aber zumindest ein Smartphone mit WhatsApp besitzt und keine datenschutzrechtlichen Bedenken hat, hat bereits alles Nötige beisammen:

1. Chat mit dem gewünschten Gesprächspartner aufrufen,
2. Rechts oben Kamerasymbol anklicken, um mit dem Anrufer ein Videogespräch zu beginnen.
3. Um weitere Gesprächspartner hinzuzuziehen: Symbol mit dem Kopf und dem Pluszeichen rechts oben anklicken. Der Bildschirm wird dann automatisch geteilt. Ist das Symbol gerade nicht zu sehen, Bildschirm kurz berühren.