Serienbriefe und Serien-E-Mails

Mit dem Programm kann eine Serie von Dokumenten oder E-Mails, in die jeweils bestimmte unterschiedliche Adressen, Anreden oder andere Daten eingesetzt werden, erstellt und versendet werden.

Zur Erstellung eines Serienbriefs bzw. einer Serien-E-Mail ist wie folgt vorzugehen:

  1. Datei / Vorlagenordner / brief.dot bzw. email.htm mit neuem Namen (z.B.  "MeinSerienbrief.dot" oder MeineSerienMail.htm ) kopieren,
  2. Gewünschten Serientext einsetzen, gestalten, erneut speichern und schließen. Formattierung von E-Mails siehe hier...

Bei kleinen Auflagen (bis 10 Stück) ...

ist meist am effektivsten, die Dokumente daraus wie üblich einzeln zu erstellen:

  1. Adressaten auswählen,
  2. Programmfunktion "Word-Dokument" bzw. "E-Mail aus Vorlage" ausführen und die soeben eingerichtete Vorlage auswählen,
  3. Dokument drucken bzw. Mail senden,
  4. Weiter mit 3).

Tabellenserienbrief

Bei größeren Auflagen kann dieser Vorgang wie folgt automatisiert und weiter konfiguriert werden:

Ausgangspunkt (Datenquelle) ist eine Tabelle, die die gewünschten Adressen enthält. Es können vorkonfigurierte Tabellen wie "Adressliste gesamt", "Mandantenliste", "Mandantenliste aktiv", "Aktenbeteiligte", eigene Abfragen oder auch beliebige andere verwendet werden. Bei Bedarf können diese noch gefiltert und sortiert werden.

Vorausgesetzt wird dabei, dass die Tabelle Spalten zur jeweiligen Akte, Adresse oder zur Beteiligung enthält, je nachdem, welche Datenquelle in der gewünschten Dokumentvorlage konfiguriert ist.

Hinweis: maßgeblich sind nicht die sichtbaren Spalten, sondern die Verfügbarkeit der Primärschlüssel Az, AdressId und Abi, sichtbar z.B. im Tabellenmenü Ansicht / Spaltenauswahl.

Im Dateimenü aller Tabellen findet sich eine Funktion "Seriendokumente", die es ermöglicht, aus den Daten der betreffenden Tabelle Serienbriefe zu erstellen.

Es ist wie folgt vorzugehen:

  1. Vorlage erstellen wie oben unter 1) und 2) beschrieben.
  2. Gewünschte Tabelle auswählen und ggf. filtern und sortieren.
  3. In der Tabelle Datei / Seriendokumente anklicken.
  4. Dokumentvorlage -bzw. Mailvorlage (s.o. 1)) auswählen. Es ist darauf zu achten, dass die Tabelle die von der Vorlage benötigten Angaben zur Beteiligung, Adresse oder Akte enthält.
  5. Über die Buttons rechts kann die Dokumentvorlage getestet und bearbeitet werden.
  6. Wird nichts weiter konfiguriert, werden mit "Start" die Dokumente bzw. E-Mails einfach nur erstellt.
  7. Bei Dokumenten kann zusätzlich folgendes ausgeführt werden:
     
    1. Rechnung buchen,
    2. Mahnstufe erhöhen und Mahnkosten buchen,
    3. Dokument ausdrucken,
    4. Dokument speichern,
    5. Dokument schließen.

    Buchen ist nur klickbar, wenn die zugrundeliegende Tabelle Beteiligungen enthält, also Adressen, die einer Akte zugeordnet sind.
    Speichern ist nur klickbar, wenn es sich um Dokumente (keine E-Mails) handelt und die zugrundeliegende Tabelle Beteiligungen enthält oder ein konkretes Aktenzeichen angeben wird (s.u.).
     

  8. " PDF erstellen" aktiviert folgende Optionen:
     
    1. Das Dokument wird im PDF-Format im betreffenden Aktenordner gespeichert.
    2. Ist auch "  als E-Mail-Anhang" aktiviert, wird aus der angegebenen Vorlage eine E-Mail an den betreffenden Adressaten erstellt, der das erstellte PDF-Dokument als Anhang beigefügt ist. Outlook ist erforderlich.
  9. Ist zusätzlich " E-Mail sofort senden" aktiviert, wird die E-Mail, ggf. nebst angehängtem PDF-Dokument, sogleich ohne weitere Rückfrage versendet. Sorgfältig verwenden, denn der Versand kann nicht rückgängig gemacht werden!

Zeilen von ... bis: die Auswahl der zu verwertenden Tabellenzeilen kann eingeschränkt werden.

Einzeln: nach jedem Dokument wird ausdrücklich gefragt, ob der Vorgang fortgesetzt oder abgebrochen werden soll.

Mandanten- und andere Adresslisten

Bei den Mandantenlisten und anderen Adresslisten, die keine Angaben zu einer Akte enthalten, ist zu beachten, dass in der verwendeten Dokumentvorlage die Datenquelle als "Adressen" festzulegen ist. Es stehen dann auch lediglich die Platzhalter für Adressen zur Verfügung.

Wenn die erstellten Dokumente dennoch zu einer Akte gespeichert werden sollen, ist das gewünschte Aktenzeichen anzugeben.

Rechnungen

Auch Rechnungen können über diese Funktion gebucht und ausgefertigt werden.

Ist zur betreffenden Beteiligung eine Rechnung gespeichert, wird diese unter Vergabe einer neuen Rechnungsnummer gebucht.

Voraussetzung ist, dass für jeden Adressaten bereits in seinem Rechnungsfenster eine Rechnung vorbereitet ist. Diese wird dann gebucht, mit einer Rechnungsnummer versehen und ausgefertigt. Die Funktion bietet sich also für sich wiederholende Rechnungen an. Beispielsweise werden die regelmäßig an unsere Kunden gerichteten Jahresrechnungen mit dieser Funktion erstellt.

Muss der Vorgang wiederholt werden (z.B. um etwas zu korrigieren), verhindert die Einstellung "Edit", dass beim nächsten Durchlauf die Rechnungen erneut gebucht und Rechnungsnummern neu vergeben werden: befindet sich innerhalb der angegebenen Anzahl Tage in dem betreffenden Konto bereits eine Rechnung, wird keine neue Rechnung gebucht, sondern wird diese vorhandene Rechnung unter Beibehaltung der Rechnungsnummer überschrieben.

Die dabei einzubeziehenden Rechnungen können aktenübergreifend festgelegt werden, indem links unten im Rechnungsfenster jeweils das Häkchen "Serienrechnung" gesetzt wird und das Seriendokumente-Fenster dann aus der Tabelle "Serienrechnungen" aufgerufen wird.

Office-Alternative: Word-Serienbriefe

Aus jeder Tabelle, die die gewünschten Adreßspalten enthält, kann mit Hilfe der Export-Funktion ein Export in eine Excel- oder Worddatei erfolgen, die dann als Datenquelle für einen Word-Serienbrief eingerichtet werden kann. Näheres ergibt sich aus der Word-Dokumentation für "Sendungen".

Um einen Word-Serienbrief an alle Mandanten zu versenden, ist es - ohne Verwendung des Cockpits - auch möglich, unmittelbar aus Word heraus auf den SQL-Server als Datenquelle zuzugreifen und hierbei die Abfrage "Mandantenliste" zu verwenden.


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