Finanzbuchhaltung

Mit der Finanzbuchhaltung lassen sich alle steuerlich und betriebswirtschaftlich nötigen Auswertungen erstellen, insbesondere

Finanzbuchhaltung, Aktenverwaltung und Rechnungsstellung sind eng miteinander integriert, was eine hohe Informationsdichte erlaubt und Doppelarbeit vermeidet.

Die Finanzbuchhaltung wird über die gleichnamige Programmfunktion bearbeitet. Alle nötigen Auswertungen der Finanzbuchhaltung können aus demselben Fenster heraus erfolgen.

Außer dieser für die Kanzlei vorgesehenen Buchhaltung enthält das Access-Projekt auch eine aktenbezogene Buchhaltung, mit der zu jeder Akte eine eigenständige Finanzbuchhaltung geführt werden, um bei der Verwaltung eines Fremdgeldguthabens oder Sondervermögens detaillierter abzurechnen, als dies mit Hilfe eines bloßen Akten- oder Beteiligtenkontos möglich ist.

Unsere Version 6.x erlaubt bereits erheblich besser gestaltete Auswertungen und empfiehlt sich unbedingt bei intensiver Nutzung der Finanzbuchhaltung. Sie wird automatisch aufgerufen über die Programmfunktion "Fibu-Auswertungen"

Finanzbuchhaltung ist Gegenstand von Tagesschulungen. Im folgenden kann lediglich eine verkürzte Darstellung gegeben werden.

Kontenrahmen

Das Programm wird zwar mit einem ordentlichen Kontenrahmen installiert. Dennoch empfiehlt sich, vor dem Einsatz der Finanzbuchhaltung den Kontenrahmen den Bedürfnissen des Unternehmens anzupassen, am besten im Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Bereichsauswahl

In der obersten Zeile wird der zu buchende Bereich ausgewählt:

Das Programm kennt keine bestimmten Abrechnungsperioden oder vorgegebene Abschlusstermine nebst Kontoüberträgen. Auswertungen können über jede beliebige Zeitspanne erfolgen. Sämtliche Buchungen sind jederzeit präsent.

Unternehmen werden getrennt voneinander gebucht. Auch wenn dieselben Bankkonten gebucht werden, erfolgt die Auswertung getrennt nach Unternehmen. Dieselbe Kontogutschrift kann z.B. für ein Unternehmen neutral sein und für ein anderes Unternehmen eine Gebühreneinnahme darstellen.

Einzige Ausnahme: in den Programmfunktionen "Aktenkonto" und "Aktenkonto intern" werden unterschiedslos die Buchungen (Gebühren, Auslagen, Fremdgeld usw.) aller Unternehmen gemeinsam angezeigt. Intern, und für alle anderen Zwecke, bleiben auch diese Konten getrennt und sind immer nur einem Unternehmen zugeordnet (sichtbar z.B. in der Programmfunktion "Aktenkonto intern").

Sind mehrere Unternehmen vorhanden, darf demgemäß nur ein Unternehmen denselben Vorgang aktenbezogen buchen, für die übrigen Unternehmen ist der Vorgang neutral zu buchen. Anderenfalls würde diese Position im Aktenkonto doppelt erscheinen.

Rechnungen (offene Posten) einlesen

Wenn eine gebuchte Rechnung bezahlt wird (oder eine gebuchte Gutschrift ausgezahlt wird), ist die Erfassung sehr einfach:

Datum, Beleg und Konto des Eingangs sind anzugeben.

Aus dem (nur bei Neueingabe sichtbarem) Auswahlfeld der Offenen Posten ist dann die Rechnung auszuwählen - dadurch werden alle übrigen Feld automatisch ausgefüllt.

Stimmt eine tatsächliche Zahlung nicht mit der erwarteten Zahlung überein, kann die Zahlung korrigiert werden.

Wird an erster Stelle des Eingabefeldes ein Stern (*) eingegeben, wird der nachfolgende Text als Suchbegriff interpretiert und die Liste beim Öffnen entsprechend gefiltert.

Frühere Buchung kopieren

Mit Hilfe des Textfeldes kann eine frühere Buchung als Vorlage für eine neue Buchung verwendet werden, insbesondere um wiederkehrende Positionen wie Miete, Telefon usw. vereinfacht einzugeben.

Wird aus der Liste dann ein Element ausgewählt, wird die frühere Buchung als Vorschlag übernommen. Vor dem Speichern können noch die gewünschten Änderungen vorgenommen werden.

Diese Funktion ist sehr leistungsfähig, weil sie ermüdende, wiederholte Konto- und Umsatzsteuerangaben vermeidet und Außreißer erkennen hilft.

Die Vorschläge werden unmittelbar aus dem bereits gebuchten Bestand generiert. Es ist demgemäß keine Eingabe oder Pflege der Vorschläge nötig oder möglich.

Zusammen mit dem Einlesen von offenen Posten sind demgemäß kaum noch Detailangaben zu den einzelnen Buchungen nötig: es kann fast alles importiert werden.

Buchung

Jeder Buchung besteht aus

Buchungssatz

Mit den Pfeiltasten kann durch die bisherigen Buchungen geblättert werden.

Es kann ausgewählt werden, ob in der Reihenfolge der Eingaben oder in der Reihenfolge des Buchungsdatums geblättert werden soll.

Buchungen können auch aus den Auswertungen angesteuert werden, indem z.B. das Journal oder ein bestimmtes Konto angezeigt wird und der gewünschte Buchungssatz ausgewählt wird.

Die übrigen Angaben werden automatisch eingesetzt bzw. sind optional.

Buchungsobersatz

Folgende Angaben sind zu mchen:

Jeder Buchungssatz muss sodann mindestens zwei Konten ansprechen, also Buchung und Gegenbuchung.

Es können aber auch aber noch mehr Konten angesprochen werden. Durchaus typisch ist eine Buchung, die vier Konten anspricht: mit einer Zahlung wird z.B. das Bankkonto und das Gebührenkonto angesprochen, zusätzlich aber auch Auslagen und Fremdgeld.

Die Einzelbuchungen müssen insgesamt ausgeglichen, d.h. saldiert Null ergeben. Konten, die mit negativem Vorzeichen geführt werden, werden in blau angezeigt.

Um ein Konto aus dem Buchungssatz zu entfernen, ist als Betrag 0,00 € anzugeben und dafür zu sorgen, dass der Buchungssatz auf andere Weise ausgeglichen ist. Beim Speichern wird das Konto dann ignoriert und beim Neuaufruf des Buchungssatzes auch nicht mehr angezeigt.

Die Reihenfolge der nachfolgend angesprochenen Einzelkonten ist buchhalterisch gleichgültig. Wird allerdings z.B. gerade ein Kontoauszug erfasst, ist es zweckmäßig, als erstes die Buchung des Bankkontos einzugeben, weil diese - oberste - Buchung bei der nächsten Neueingabe automatisch vorgeschlagen wird.

Einzelbuchung

Wichtig: Girokonto und Kasse sind immer mit 0% Umsatzsteuer zu buchen. Wenn der Vorgang umsatzsteuerpflichtig ist, muss dies beim entsprechenden Gegenkonto (z.B. Gebührenkonto) angegeben werden.

Umsatzsteuer wird nicht auf ein gesondertes Konto gebucht, sondern durch Angabe der geltenden Umsatzsteuer-Kategorie berücksichtigt. Gebucht wird also stets brutto; die Netto- und USt-Beträge errechnet das Programm erst nach Bedarf für Zwecke der Auswertungen.

Nach Auswahl des Kontos stellt sich das Auswahlfeld zur Umsatzsteuer automatisch auf den im Kontenrahmen für dieses Konto konfigurierten Umsatzsteuer-Vorschlag ein. Wenn der Vorschlag im Einzelfall unzutreffend sein sollte, kann er abgeändert werden.

Werden, wie es in Versicherungssachen häufig der Fall ist, der Nettobetrag und die Umsatzsteuer in zwei Vorgängen von unterschiedlichen Personen gezahlt, gilt folgendes:

Aktenkonten

In der rechten Bildschirmhälfte sind ggf. die zusätzlichen Angaben zur Akte zu machen:

Wenn das Konto als Aktenkonto eingerichtet ist und auch tatsächlich eine Akte angegeben ist, ist die Aktenangabe farblich unterlegt, um die Erfassung im Aktenkonto kenntlich zu machen.

Einrichtung eines Kontos als Aktenkonto

Nicht alle Konten können zur Akte erfasst werden. Insbesondere das Girokonto ist als solches nicht als Aktenkonto geeignet. Erst das als Gegenkonto angesprochene Sachkonto - z.B. Gebühren, Auslagen, Fremdgeld - ist für die Aktenführung anzusprechen.

Um Fehleingaben des Benutzers zu vermeiden, sollte bei der Einrichtung des Kontenrahmens der Finanzbuchhaltung angegeben werden, ob die Buchung auch zu einer bestimmten Akte erfasst kann oder muss:

Integrierte Buchung eines Beteiligtenkontos

Die oberste Einzelbuchung ("Akten / ggf. Beteiligtenkonto") ermöglicht eine gleichzeitige Buchung des angegebenen Betrages in ein Beteiligtenkonto. Es muss

Wenn der Betrag nicht vom Programm automatisch richtig eingesetzt wurde, ist dies nachzuholen.

Die Verknüpfung zwischen der Fibu und dem Beteiligtenkonto bleibt erhalten und kann auch nachträglich geändert oder gelöscht werden. Der Betrag selbst wird nur im Beteiligtenkonto gespeichert und kann auch dort geändert werden.

Im Menü "Einstellungen" können auch "erweiterte integrierte Buchungen" aktiviert werden. Damit kann zu jeder Einzelbuchung ein Beteiligtenkonto mitgebucht werden. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn eine Zahlung auf viele unterschiedliche Akten zu verteilen ist.

Hierbei ist darauf zu achten, dass das Vorzeichen des im Beteiligtenkonto gebuchten Betrages richtig ist, weil dies vom Programm nicht immer zuverlässig vorhergesehen werden kann. Der Betrag wird so angezeigt und gespeichert, wie er auch im Beteiligtenkonto gebucht ist. In Einzelfällen kann es insbesondere erforderlich sein, das Vorzeichen umzukehren.

Aktenkonto ausgleichen

Mit dieser Menüfunktion werden die Salden einer Akte mit umgekehrtem Vorzeichen in einen neuen Buchungssatz eingelesen. Hiervon ausgehend können Umbuchungen leicht vorgenommen werden, um die Salden zurückzuführen. Sollen z.B. etwaige Salden auf Fremdgeld- und Auslagenkonto durch das Gebührenkonto ausgeglichen werden, genügt ein Klick auf das Dreieck neben dem Gebührenbetrag.

Wiedervorlage notieren

Mit einem Klick kann für den angegebenen Sachbearbeiter eine Wiedervorlage notiert werden, damit dieser sofort vom Zahlungsvorgang unterrichtet wird. Es öffnet sich das normale Terminsfenster, so dass die Angaben vor der Speicherung noch geändert oder ergänzt werden oder die Wiedervorlage abgebrochen werden kann.

Der Termin ist mit dem betreffenden Aktenkonto verlinkt, so dass der Sachbearbeiter, wenn die Erinnerung bei ihm erscheint, unmittelbar das Konto ansehen und bei Bedarf ins Cockpit wechseln kann, um die Akte weiter zu bearbeiten.

Verlauf

Der Button rechts unten im Fenster ist aktiviert, wenn nachträgliche Änderungen an dem Buchungssatz vorgenommen wurden. Sie werden dann ggf. angezeigt.

Solange das Fibu-Fenster nach der Erfassung einer Buchung noch geöffnet ist, sind die Buchungen noch vorläufig und können sie ohne weiteres und ohne Protokollierung nachbearbeitet oder gelöscht werden.

Wird das Fenster geschlossen und neu geöffnet, werden alle weiteren Änderungen und Löschungen protokolliert.

Mit dieser Funktion wird den Vorschriften der Abgabenordnung über die ordnungsgemäße Buchführung Genüge getan. Die Zuordnung einer Buchung zu einer bestimmten Akte, einem Beteiligtenkonto oder einem Sachbearbeiter ist für steuerliche Zwecke unerheblich und wird deshalb auch nicht protokolliert.

Hinweise:


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