Die oberste Einzelbuchung ("Akten / ggf.
Beteiligtenkonto") ermöglicht eine
gleichzeitige Buchung des angegebenen Betrages in ein Beteiligtenkonto. Es mussMit der Finanzbuchhaltung lassen sich alle steuerlich und betriebswirtschaftlich nötigen Auswertungen erstellen, insbesondere
Finanzbuchhaltung, Aktenverwaltung und Rechnungsstellung sind eng miteinander integriert, was eine hohe Informationsdichte erlaubt und Doppelarbeit vermeidet.
Die Finanzbuchhaltung wird über die gleichnamige Programmfunktion geführt. Alle nötigen Auswertungen der Finanzbuchhaltung können aus demselben Fenster heraus erfolgen.
Das Access-Projekt erlaubt erheblich besser gestaltete Auswertungen und empfiehlt sich unbedingt bei intensiver Nutzung der Finanzbuchhaltung.
Finanzbuchhaltung ist Gegenstand von Tagesschulungen. Im folgenden kann lediglich eine verkürzte Darstellung gegeben werden.
In der obersten Zeile wird der zu buchende Bereich ausgewählt:
Das Programm kennt keine bestimmten Abrechnungsperioden oder vorgegebene Abschlusstermine nebst Kontoüberträgen. Auswertungen können über jede beliebige Zeitspanne erfolgen.
Unternehmen werden getrennt voneinander gebucht. Auch wenn dieselben Bankkonten gebucht werden, erfolgt die Auswertung getrennt nach Unternehmen. Dieselbe Kontogutschrift kann z.B. für ein Unternehmen neutral sein und für ein anderes Unternehmen eine Gebühreneinnahme darstellen.
Einzige Ausnahme: in den Programmfunktionen "Aktenkonto" und "Aktenkonto intern" werden unterschiedslos die Buchungen (Gebühren, Auslagen, Fremdgeld usw.) aller Unternehmen gemeinsam angezeigt. Intern, und für alle anderen Zwecke, bleiben auch diese Konten getrennt und sind immer nur einem Unternehmen zugeordnet (sichtbar z.B. in der Programmfunktion "Aktenkonto intern").
Sind mehrere Unternehmen vorhanden, darf demgemäß nur ein Unternehmen denselben Vorgang aktenbezogen buchen, für die übrigen Unternehmen ist der Vorgang neutral zu buchen. Anderenfalls würde diese Position im Aktenkonto doppelt erscheinen.
Wenn eine gebuchte Rechnung bezahlt wird (oder eine gebuchte Gutschrift ausgezahlt wird), ist die Erfassung sehr einfach:
Datum, Beleg und Konto des Eingangs sind anzugeben.
Aus dem (nur bei Neueingabe sichtbarem) Auswahlfeld der Offenen Posten ist dann die Rechnung auszuwählen - dadurch werden alle übrigen Feld automatisch ausgefüllt.
Stimmt eine tatsächliche Zahlung nicht mit der erwarteten Zahlung überein, kann die Zahlung korrigiert werden.
Wird an erster Stelle des Eingabefeldes ein Stern (*) eingegeben, wird der nachfolgende Text als Suchbegriff interpretiert und die Liste beim Öffnen entsprechend gefiltert.
Um insbesondere wiederkehrende Positionen wie Miete, Telefon usw. vereinfacht einzugeben, ist im Buchungstext-Feld ein Teil des gewünschten Buchungstextes einzugeben.
Wird aus der unterlegten Liste dann ein Element ausgewählt, wird die frühere Buchung als Vorschlag übernommen. Vor dem Speichern können noch die gewünschten Änderungen vorgenommen werden.
Jeder Buchung besteht aus
Mit den Pfeiltasten kann durch die bisherigen Buchungen geblättert werden.
Es kann ausgewählt werden, ob in der Reihenfolge der Eingaben oder in der Reihenfolge des Buchungsdatums geblättert werden soll.
Buchungen können auch aus den Auswertungen angesteuert werden, indem z.B. das Journal oder ein bestimmtes Konto angezeigt wird und der gewünschte Buchungssatz ausgewählt wird.
Jeder Buchungssatz muss mindestens zwei Konten ansprechen, also Buchung und Gegenbuchung.
Es können aber auch aber noch mehr Konten angesprochen werden. Durchaus typisch ist eine Buchung, die vier Konten anspricht: mit einer Zahlung wird z.B. das Bankkonto und das Gebührenkonto angesprochen, zusätzlich aber auch Auslagen und Fremdgeld.
Die Einzelbuchungen müssen insgesamt ausgeglichen, d.h. saldiert Null ergeben. Konten, die mit negativem Vorzeichen geführt werden, werden in blau angezeigt.
Durch Klick auf den Button rechts neben dem Betragsfeld wird derjenige Betrag eingesetzt, der für einen Ausgleich des Buchungssatzes rechnerisch nötig ist.
Um ein Konto aus dem Buchungssatz zu entfernen, ist als Betrag 0,00 € anzugeben und dafür zu sorgen, dass der Buchungssatz auf andere Weise ausgeglichen ist. Beim Speichern wird das Konto dann ignoriert und beim Neuaufruf des Buchungssatzes auch nicht mehr angezeigt.
Bei der Einrichtung des Kontenrahmens der Finanzbuchhaltung kann angegeben werden, ob die Buchung auch zu einer bestimmten Akte erfasst kann oder muss.
Wenn die Angabe einer Akte erforderlich ist ("Akte muss"), ist im linken Teil des Fensters die Akte einzugeben.
Wenn die Angabe einer Akte freigestellt ist ("Akte kann"), kann im linken Teil des Fensters die Akte angegeben werden. Dies betrifft z. B. Bewirtungen und Reisekosten, die in einer bestimmten Sache erfolgen, aber ausnahmsweise nicht als Auslagen an den Mandanten weiter zu belasten sind.
Wenn das Konto als Aktenkonto eingerichtet ist und auch tatsächlich eine Akte angegeben ist, ist die Aktenangabe farblich unterlegt, um die Erfassung im Aktenkonto kenntlich zu machen.
Umsatzsteuer wird nicht auf ein gesondertes Konto gebucht, sondern durch Angabe der geltenden Umsatzsteuer-Kategorie berücksichtigt. Gebucht wird also stets brutto; die Netto- und USt-Beträge errechnet das Programm erst nach Bedarf für Zwecke der Auswertungen.
Für jede Einzelbuchung ist die Umsatzsteuerkategorie gesondert anzugeben. Geht z.B. Umsatz ein, ist die Umsatzsteuerkategorie nur beim Gebührenkonto anzugeben, nicht beim Finanzkonto.
Nach der Auswahl eines Kontos schlägt das Programm die im Kontenrahmen angegebenen Standard-Umsatzsteuer-Kategorie vor. Im Einzelfall kann eine Abänderung erfolgen.
Werden, wie es in Versicherungssachen häufig der Fall ist, der Nettobetrag und die Umsatzsteuer in zwei Vorgängen von unterschiedlichen Personen gezahlt, gilt folgendes:
Die oberste Einzelbuchung ("Akten / ggf.
Beteiligtenkonto") ermöglicht eine
gleichzeitige Buchung des angegebenen Betrages in ein Beteiligtenkonto. Es muss
Wenn der Betrag nicht vom Programm automatisch richtig eingesetzt wurde, ist dies nachzuholen.
Die Verknüpfung zwischen der Fibu und dem Beteiligtenkonto bleibt erhalten und kann auch nachträglich geändert oder gelöscht werden. Der Betrag selbst wird nur im Beteiligtenkonto gespeichert und kann auch dort geändert werden.
Im Menü "Einstellungen" können auch "erweiterte integrierte Buchungen" aktiviert werden. Damit kann zu jeder Einzelbuchung ein Beteiligtenkonto mitgebucht werden. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn eine Zahlung auf viele unterschiedliche Akten zu verteilen ist.
Hierbei ist darauf zu achten, dass das Vorzeichen des im Beteiligtenkonto gebuchten Betrages richtig ist, weil dies vom Programm nicht immer zuverlässig vorhergesehen werden kann. Der Betrag wird so angezeigt und gespeichert, wie er auch im Beteiligtenkonto gebucht ist. In Einzelfällen kann es insbesondere erforderlich sein, das Vorzeichen umzukehren.
Mit dieser Menüfunktion werden die Salden einer Akte mit umgekehrtem Vorzeichen in einen neuen Buchungssatz eingelesen. Hiervon ausgehend können Umbuchungen leicht vorgenommen werden, um die Salden zurückzuführen. Sollen z.B. etwaige Salden auf Fremdgeld- und Auslagenkonto durch das Gebührenkonto ausgeglichen werden, genügt ein Klick auf das Dreieck neben dem Gebührenbetrag.
Mit einem Klick kann für den angegebenen Sachbearbeiter eine Wiedervorlage notiert werden, damit dieser sofort vom Zahlungsvorgang unterrichtet wird. Es öffnet sich das normale Terminsfenster, so dass die Angaben vor der Speicherung noch geändert oder ergänzt werden oder die Wiedervorlage abgebrochen werden kann.
Der Termin ist mit dem betreffenden Aktenkonto verlinkt, so dass der Sachbearbeiter, wenn die Erinnerung bei ihm erscheint, unmittelbar das Konto ansehen und bei Bedarf ins Cockpit wechseln kann, um die Akte weiter zu bearbeiten.
Der Button rechts unten im Fenster ist aktiviert, wenn nachträgliche Änderungen an dem Buchungssatz vorgenommen wurden. Sie werden dann ggf. angezeigt.
Solange das Fibu-Fenster nach der Erfassung einer Buchung noch geöffnet ist, sind die Buchungen noch vorläufig und können sie ohne weiteres und ohne Protokollierung nachbearbeitet oder gelöscht werden.
Wird das Fenster geschlossen und neu geöffnet, werden alle weiteren Änderungen und Löschungen protokolliert.
Mit dieser Funktion wird den Vorschriften der Abgabenordnung über die ordnungsgemäße Buchführung Genüge getan. Die Zuordnung einer Buchung zu einer bestimmten Akte, einem Beteiligtenkonto oder einem Sachbearbeiter ist für steuerliche Zwecke unerheblich und wird deshalb auch nicht protokolliert.
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