Akten

In der Aktenverwaltung werden Akten angelegt und geändert.

Gemeint ist an dieser Stelle nur die Akte "an sich", nicht also schon die Adressen. Mandant, Gegner usw. werden erst im nächsten Schritt, und zwar vom Cockpit aus, der Akte zugeordnet.

Wenn das Aktenzeichen bereits vorhanden ist, wird die Akte zur Bearbeitung geöffnet. Ist das Aktenzeichen noch nicht vorhanden, wird das Formular für eine Neueingabe geleert.

Neueingabe

Wenn das Aktenzeichen einen automatisch berechneten, laufenden Zähler enthalten soll, ist für diesen der Platzhalter # zu verwenden.

Um ein neues Aktenzeichen im Standardformat (n/zz)  zu vergeben, ist der Button neu zu klicken. Es erscheint (im Jahr 2010) der Schriftzug #/10.

Es kann (z.B. bei der Erfassung von Altakten) auch ein frei gewähltes Aktenzeichen eingegeben werden (mehr). Wenn der Zähler verwendet wird (muss nicht!), ist seine Position freigestellt.

Der zuletzt vergebene Wert von # wird in den Optionen gespeichert. Bei der ersten Aktenanlage eines Jahres besteht automatisch Gelegenheit, mit einer anderen Zahl zu beginnen. Ist das aus dem hochgezählten Wert sich ergebende Aktenzeichen bereits vorhanden (was normalerweise nicht der Fall sein sollte), wird automatisch der nächste freie Zählwert verwendet.

Als Sachgebiet, Sachbearbeiter und Sachbearbeiter2 ist der entsprechende Wert der letzten Neueingabe auf dem Arbeitsplatz voreingestellt. Dieser Wert muss ggf. geändert werden.

Aktenvorblatt ...

Einzelne Felder

Bezeichnung: Der Name der Akte. In der Regel handelt es sich um das übliche Kurzrubrum. Es kann aber auch jede andere Bezeichnung gewählt werden, zum Beispiel "Personalakte" oder ähnliches (mehr ...)

Betreff: In der Aktenverwaltung wird als optionaler Zusatz das interne Betreff dieser Akte angegeben. Es dient der Orientierung bei mehreren Akten mit ähnlicher Bezeichnung und als Vorschlag für die Betreffs der Beteiligten. Das Betreff kann auch mehrzeilig eingegeben werden.

Die Vorschläge im Dropdownfeld ergebnen sich aus der Stammdatenliste "Listentexte" mit Kontext = 2. Ist dort nichts konfiguriert, stehen alle mindestens zweimal verwendeten Aktenbetreffs zur Auswahl.

Sachgebiet, Sachbearbeiter, Sachbearbeiter2: Es muß jeweils einer der Listeneinträge gewählt werden. Die Listen werden über die Stammdatenverwaltung gepflegt.

Aktentyp: Möglichkeit zur sachgebiets- und sachbearbeiterübergreifenden Eingruppierung der Akte, etwa in Referate oder Abteilungen.

Die Konfiguration der angebotenen Felder erfolgt über Einstellungen / Stammdaten (Listen) / Aktentypen.

Benutzerdefiniert: ein beliebig verwendbares Textfeld mit unterlegter Liste. Hier können z.B. Herkunftskategorien angegeben werden. Zur Erleichterung der Eingabe werden bereits andernorts verwendete Texte in der Liste angeboten. Die Angabe kann ausgewertet werden durch die Programmfunktionen Aktensuche und "Akten benutzerdefiniert".

Die konkrete Verwendung der Felder Sachbearbeiter, Sachbearbeiter2, Typ und "benutzerdefiniert" ist weitgehend freigestellt. Die Beschriftung dieser Felder kann daher unmittelbar im Fenster geändert werden.

Bemerkungen: Dieses Textfeld für beliebige Zusatzinformationen zur Akte befindet sich jetzt unmittelbar im Cockpit ("Notizen").

Dokumentvorlage: um für die Akte eine Standarddokumentvorlage festzulegen, ist diese über den Button rechts neben dem Feld einzugeben.

E-Mail-Vorlage: um für die Akte eine Standard-E-Mail-Vorlage festzulegen, ist diese über den Button rechts neben dem Feld einzugeben.

Dokumentennummer: An dieser Stelle wird gespeichert, welche Nummer zuletzt für ein Dokument in dieser Akte vergeben wurde. Nach jedem Speichern eines Dokuments unter neuer Nummer wird an dieser Stelle die Nummer heraufgezählt. Dieser Vorgang passiert automatisch, so dass in diesem Feld normalerweise keine Eingriffe des Benutzers erforderlich sind (mehr).

Oberordner: Standardmäßig werden die einzelnen Aktenordner nach dem Jahrgang der betreffenden Akte vorsortiert (Jahrgangsordner).

Die Deklaration eines Oberordners lässt an die Stelle des Jahrgangsordners einen frei zu benennenden Ordner treten. Dieser wird als Unterverzeichnis des Dokumentenordners und Oberverzeichnis des Aktenordners eingerichtet. Auf diese Weise kann z.B. auf der Festplatte eine Zusammenfassung der Aktenordner bzw. der Dokumente nach Mandanten, Gegnern oder nach einer beliebigen Sachbezeichnung erfolgen.

 

Dokumente Dokumentenordner (kann für jeden Datenpool gesondert festgelegt werden)
2012 (Standard) Jahrgangsordner jeden Aktenjahrgang
  2345-11 Aktenordner für jede Akte des betreffenden Jahrgangs
MandantXY (optional) Benutzerdefinierter Oberordner zur Zusammenfassung von Aktenordnern nach Mandanten oder Gegnern
4711-12 Aktenordner, die zum festgelegten Oberordner "MandantXY" gehören

Dieser Vorgang kann automatisiert werden, indem in der Adressverwaltung für den betreffenden Mandanten oder Gegner der Standard-Oberordner angeben wird. Wird die Adresse dann zu einer Akte gespeichert, besteht automatisch Gelegenheit, hierbei auch den in der Adressverwaltung angegebenen Oberordner der Akte festzulegen.

Wie bei jeder anderen Akte kann das Verzeichnis, in dem sich der Aktenordner befindet, mit Hilfe der Programmfunktion "Oberaktenordner" aufgerufen werden. Es handelt sich ggf. um den hier deklarierten Oberordner, sonst um den Jahrgangsordner.

Nach einer Änderung des Pfades zum Aktenordner sind etwaige bereits vorhandene Dateien manuell zu verschieben.

Spez. Aktenordner: Normalerweise erfolgt hier keine Eingabe. Das Programm legt den Speicherort für den Aktenordner automatisch aufgrund des eingestellten Dokumentenordners bzw. des Oberordners fest.

An dieser Stelle kann für die betreffende Akte aber auch ein anderer beliebiger anderer Ordner angegeben werden. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn es nicht lohnt, einen Altdateibestand auf neue eigene Aktenordner zu verteilen oder wenn sensible Ordner nicht im Netzwerk freigegeben werden sollen.

Die Angabe eines speziellen Aktenordners geht den sonstigen Einstellungen im Rang vor, weshalb das Feld "Oberaktenordner" ausgegraut ist, wenn ein speziellen Aktenordner angegeben ist.

Sofern hier ein lokaler Pfad (z.B. C:\...) verwendet wird, geht der Zugriffsversuch anderer Benutzer ins Leere. Wenn das nicht beabsichtigt ist, muss der Ordner als Netzwerkpfad angegeben werden (\\...). Pfade innerhalb des eigenen Benutzerprofils (z.B. Eigene Dateien) verweisen auch bei anderen Benutzern auf das eigene Benutzerprofil, womit aber tatsächlich ein anderer Speicherort adressiert ist.

Webordner: Internet-Adresse eines Aktenordners im Internet.

Solche - in der Regel passwortgeschützten - Ordner zum Austausch von Information über das Internet gibt es von unterschiedlichen Anbietern.

Internet-Fotoalben, wie sie z.B. von Picasa oder Flickr angeboten werden, ersparen z.B. den Versand großer Bilddateien. Ein Beispiel findet sich hier.

Webordner müssen nicht eindeutig sein. Unterschiedliche Akten können sich also denselben Webordner teilen.

Aktengruppe: Führende Akte der Gruppe (mehr).

Angelegt: Das Datum der Aktenanlage wird automatisch eingesetzt. Es kann abgeändert werden, um z.B. einen Altbestand richtig zu erfassen.

Werden atypische Aktenzeichen verwendet, denen das Programm den Jahrgang nicht ansehen kann, ist bei nachträglicher Abänderung ist zu beachten, dass sich mit Angabe eines anderes Jahres der automatische Pfad zum Aktenordner ändert. War bereits ein Ordner vorhanden, sollt dieser dann mit Hilfe des Explorers in den neuen Jahrgangsordner verschoben werden. Alternativ kann der Aktenordner auch explizit angegeben werden (siehe oben).

Abgelegt: Durch Ankreuzen dieses Feldes wird festgelegt, ob die Akte angelegt oder abgelegt ist (mehr).

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