Standard-Dateiorganisation

Bei der Installation und im laufenden Betrieb werden auf dem Server einige vom System benötigte Festplattenordner automatisch angelegt wie folgt:

Lokaler Datenträger (C:)
Programme (X86)
 a-jur-kanzleisoftware Stammverzeichnis (wird bei Installation festgelegt). Enthält z.B. die Anwendung, die AddIns und die Lizenzdatei

 

Archiv Enthält frühere Programmversionen (mehr)
   

 

Install Enthält die Installationsdateien
Öffentliche Dokumente (C:\Users\Public\Documents bzw. C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Dokumente)
  a-jur-Dokumente Dokumentenordner (kann für jeden Datenpool gesondert festgelegt werden)
    2016  
    2017  
    2018 (Standard) Jahrgangsordner für jeden Aktenjahrgang
      2345-18 Aktenordner für jede Akte (kann für einzelne Akten abweichend festgelegt werden)
            Fotos (optional) Aktenunterordner
    MandantXY (optional) Benutzerdefinierte Oberordner zur Zusammenfassung von Aktenordnern nach Mandanten oder Gegnern
      4711-18 Aktenordner, die zum festgelegten Oberordner "MandantXY" gehören
  a-jur-Vorlagen Vorlagenordner (kann für jeden Datenpool gesondert festgelegt werden)
    Kurzbriefe Standardverzeichnis für Kurzbriefe
    Mandat Vollmachten usw.
    Zwangsvollstreckung Standardverzeichnis für Vorlagen der Zwangsvollstreckung
    Textbausteine Textbausteine

Stammverzeichnis, Dokumenten-, Akten- und Vorlagenordner können auch über eine gleichnamige Programmfunktion oder mit dem Button über dem im Cockpit integrierten Aktenordner mit dem Explorer geöffnet werden.

Stammverzeichnis

Bei dem Stammverzeichnis handelt es sich um das Dateiverzeichnis, in welchem sich das ausführbare Programm sowie die Zusatzmodule befinden. Im Netzwerk handelt es sich um ein zentrales Verzeichnis auf dem Server (das über die Optionen eingestellt wird).

Hier genügt für den laufenden Betrieb ein Lesezugriff.

Dokumentenordner ("a-jur-Dokumente")

In diesem Verzeichnis befinden sich die Aktenordner, vorsortiert i.d.R. nach Aktenjahrgang.

Bei der Installation wird dieser Ordner in den "öffentlichen Dokumenten" angelegt. Über die Optionen kann auch jeder beliebige andere Ort im Netzwerk festgelegt werden, auch nachträglich. Diese Einstellung ist an jedem einzelnen Arbeitsplatz vorzunehmen. Zu früheren Installationen...

Sofern die Tabelle Einstellungen / Stammdaten (Listen) / Aktenunterordner Einträge enthält, werden bei der Erstellung des Aktenorders automatisch entsprechende Unterordner angelegt. Die Aktenunterordner können nach Aktensachgebiet differenziert werden; Sachgebiet 0 gilt für alle Sachgebiete.

Hier ist für den laufenden Betrieb ein Schreib-/Lesezugriff  erforderlich.

Oberordner

Zwischen der Ebene des Dokumentenordners und den Aktenordnern befindet sich noch eine Zwischenebene namens "Oberordner". Durch diese Oberordner werden die Akten standardmäßig nach ihrem Jahrgang zusammengefasst.

Der Aktenjahrgang wird in erster Linie aus dem Aktenzeichen abgeleitet. Befindet sich am Ende ein Schrägstrich (/) gefolgt von einer Zahl zwischen 00 und 99 oder zwischen 1980 und 2080, wird diese Zahl als Jahr interpretiert, wobei Zahlen unter 80 bzw. unter 1980 dem 21. Jahrhundert zugerechnet werden.

Kann das Jahr auf diese Weise nicht ermittelt werden oder ist in den Optionen das "Aktenjahr gem. Anlagedatum" gesetzt, wird der Aktenjahrgang aus dem Anlagedatum der Akte abgeleitet.

Der Oberordner kann in der Aktenverwaltung aber auch explizit festgelegt werden. Es kann dann auch eine beliebige Sachbezeichnung gewählt werden. Auf diese Weise kann z.B. auf der Festplatte eine Zusammenfassung der Aktenordner bzw. der Dokumente nach Mandanten, Gegnern oder nach einer beliebigen Sachbezeichnung erfolgen.

Vorlagenordner ("a-jur-Vorlagen")

In diesem Verzeichnis befinden sich die Dokumentvorlagen, auf die das Programm standardmäßig zugreift

Bei der Installation wird dieser Ordner in den "öffentlichen Dokumenten angelegt". Über die Optionen kann auch jeder beliebige andere Ort im Netzwerk festgelegt werden, auch nachträglich. Diese Einstellung kann an jedem einzelnen Arbeitsplatz vorgenommen werden. Zu früheren Installationen...

Vgl. auch die Hinweise zur erstmaligen Bearbeitung der Standarddokumentvorlagen und zur Herstellung weiterer Vorlagen.

Es können beliebige Unterverzeichnisse angelegt werden, um die Dokumentvorlagen systematisch zu ordnen. Die folgenden Unterverzeichnisse werden schon bei der Installation angelegt, weil auf diese vom Programm zugegriffen können werden muss:

Hier ist zumindest für den zuständigen Mitarbeiter ein Schreib-/Lesezugriff  erforderlich.

Vorlagen/Kurzbriefe

In diesem Unterverzeichnis finden sich die Dokumentvorlagen für Kurzbriefe.

Vorlagen/Zwangsvollstreckung

In diesem Unterverzeichnis finden sich Zwangsvollstreckungsaufträge usw.

Vorlagen/Mandat

Dieses Unterverzeichnis ist für Vollmachten, Honorarvereinbarungen usw. bestimmt.

Vorlagen/Textbausteine

In diesem Ordner finden sich die Textbausteine, die in Dokumenten verwendet werden können. Um Ordnung zu halten, können beliebige Unterverzeichnisse eingerichtet werden.

Wenn in den Optionen nichts anderes angegeben ist, handelt es sich um ein Unterverzeichnis des Vorlagenordners, was normalerweise auch sachgerecht ist. Sind aber mehrere Datenpools vorhanden, die unterschiedliche Vorlagenordner verwenden, kann in den Optionen festgelegt werden, dass dennoch ein gemeinsamer Bestand von Textbausteinen zu verwenden ist.

Lokaler Ordner (zusätzliche lokale Installation)

Zusätzlichen lokale Programminstallation auf Netzarbeitsplätzen zur Entlastung des Netzwerkes (mehr).

Benutzerdefinierte Pfade

Sollen alternative Speicherorte auch von anderen Benutzern verwendet werden, können diese konfiguriert werden. Dies bietet sich z.B. an, um die Dokumente einzelner Akten in Cloud-Speichern wie Dropbox oder Google Drive abzulegen (mehr dazu).

Wird etwa für eine einzelne Akte festgelegt, dass ihr Aktenordner sich nicht im Dokumentenordner, sondern davon abweichend in der Dropbox befindet, wird der Pfad entsprechend z.B. als <dropbox>/1234/19 gespeichert, so dass andere Rechner auch dann richtig auf diesen Ordner zugreifen können, wenn die Dropbox dort lokal mit einem anderen Pfad konfiguriert ist.

Es ist wie folgt vorzugehen:

  1. Programmfunktion "benutzerdefinierte Pfade" aufrufen. In der Tabelle sind die gewünschten Sonderpfade aufzulisten, also z.B. Spaces, iCloud, Dropbox.
  2. Optionen / Ordner aufrufen und jeweils angeben, wie der betreffende Speicherort aus Sicht des aktuellen Benutzers zu adressieren ist.

Die benutzerdefinierten Pfade werden in der Liste der speziellen Verzeichnisse angezeigt. Sollte ein Pfad fehlen, obwohl er in der Tabelle zu vorstehend 1) konfiguriert wurde, fehlt vermutlich noch die Zuordnung zu einem lokalen Pfad gemäß vorstehend 2).


Impressum

a-jur-Kanzleisoftware

www.a-jur.de