E-Mails speichern

Über diese Programmfunktion kann eine Outlook-E-Mail im Aktenordner gespeichert werden:

1. die zu speichernde E-Mail in Outlook auswählen,
   • ist eine Mail geöffnet, wird diese verwendet,
   • ist keine Mail geöffnet, wird die im aktiven Outlook-Explorer ausgewählte Mails gespeichert. Es kann sich auch um mehrere E-Mails gleichzeitig handeln; diese werden dann in derselben Reihenfolge abgearbeitet, wie sie mit STRG-Klick ausgewählt worden waren.
2. im Cockpit die Akte, zu der die E-Mail gespeichert werden soll, auswählen,
3. Entweder:
   • Programmfunktion E-Mail speichern ausführen
   oder
   • die ausgewählten Mails mit Drag & Drop in den im Cockpit sichtbaren Aktenordner ziehen.
4. Outlook erkundigt sich zunächst, ob der Zugriff auf sein Adressbuch genehm ist. Dies muss bejaht werden, am besten Zugriff gewähren für 1 Minute. (Hinweis zum Abschalten dieser Rückfrage)
5. Danach öffnet sich ein Fenster zum Bestätigen des Speichern.

Als Dateiname wird die nächste laufende Nummer gefolgt von Absender und Adressat der E-Mail verwendet, z.B.

38-merkel@germany gov an barrack@usa gov.msg

Wenn der Dateiname abgeändert werden soll, kann dies nach Abschluss des Speichervorgangs aus dem Cockpit (rechte Maustaste) heraus oder mit Hilfe des Windows-Explorer geschehen. Das standardmäßig verwendete Schema zur Erzeugung eines Namensvorschlages kann in den Optionen eingestellt werden.

Bei umfangreicher E-Mail-Korrespondenz sollte die Nummerierung unbedingt beibehalten werden, weil nur so die Zuordnung der Anlagen zu einzelnen Mails nachvollziehbar bleibt - das dann allerdings auch sehr deutlich.

Gespeicherte E-Mails erscheinen sodann zusammen mit allen übrigen Aktendateien im Aktenordner, erkennbar an der Dateinamenserweiterung ".msg". Sie können von dort auch wieder geöffnet werden.

Dieses Verfahren kann sowohl bei eingegangenen als auch bei gesendeten E-Mails verwendet werden. Bei ausgehenden E-Mails empfiehlt es sich, diese erst dann in den Aktenordner zu speichern, wenn sie tatsächlich ausgegangen sind, damit auch die Versendung dokumentiert ist.

Etwaige Dateianhänge werden - auf Nachfrage - gesondert kopiert, damit sie auch unabhängig von der Mail und von Outlook geöffnet und bearbeitet werden können. Manchmal sind auch kleine Graphiken darunter, die zur graphischen Gestaltung der Mails verwendet wurden; diese mag man überspringen oder nachträglich löschen.

Handelt es sich bei dem Dateianhang um eine E-Mail, wird diese ihrerseits wie eine Mail gespeichert, d.h. etwaige Dateianhänge extrahiert - bis in beliebige Rekursionstiefe, was durch entsprechende Einrückung im Dateinamen kenntlich wird.

Auch diese Dateien werden fortlaufend nummeriert, so dass sich nach dem Speichern die E-Mail und ihre Anhänge sauber sortiert im Aktenorder wieder finden.

Übrigens: E-Mails lassen sich auch einfach mit Drag and Drop von Outlook in einen beliebigen Dateiordner kopieren - einfach mit  Outlook und Windows, ganz ohne das Programm. Der gewünschte Aktenordner muss nur für die Maus erreichbar sein.

Es geht auch ohne Outlook: wohl alle E-Mail-Programme haben die Möglichkeit, eine E-Mail als Datei zu speichern. Aus dem Cockpit heraus kann der Pfad zum Aktenordner in die Zwischenablage kopiert und damit als Zielverzeichnis beim Speichern der E-Mail verwendet werden.