Datenpools

Unter Datenpools versteht man getrennte Datenbestände. Das Programm unterstützt dabei folgende Stufen:

  1. Es können beliebig viele SQL-Server unterstützt werden, auch Kombinationen lokal / Netzwerk oder unterschiedliche Versionen (2000 bis aktuell)
  2. Jeder SQL-Server kann mehrere eigene Datenbanken enthalten (= Akten- und Adressbestände),
  3. Jede Datenbank kann beliebig viele Unternehmen unterstützen (=steuerliche Einheiten),
  4. Jede Datenbank kann beliebig viele Sachbearbeiter unterstützen,
  5. Es können beliebig viele Briefbögen unterstützt werden.

Das Programm muss dabei nur einmal installiert sein.

Andererseits kann das Programm auch mehrfach installiert werden, um z.B. eine auch unabhängig vom Netzwerk selbständig lauffähige Datensicherung auf einem Laptop einzurichten. Je nachdem, ob der Laptop gerade an das Büronetzwerk angeschlossen ist oder nicht, kann dann entweder mit dem Stammverzeichnis im Netzwerk oder mit der lokalen Anwendung gearbeitet werden. Bei der Installation werden im Startmenü daher ggf. deshalb für jeden SQL-Server gesonderte Programmgruppen angelegt.

Bei der Auswahl eines anderen Datenpools kann der Benutzer entscheiden, ob der bisherige Datenpool daneben geöffnet bleiben oder geschlossen werden soll. Wird der aktuelle Datenpool ausgewählt, wird ein zweites Fenster mit demselben Datenpool geöffnet, in dem z.B. simultan mit anderen Akten gearbeitet werden kann.

Standard

Um eine Kanzlei an einem einzelnen Standort zu unterstützen, handelt es sich um einen in jeder Hinsicht einheitlichen Datenbestand. In der Liste der Unternehmen ist lediglich der Name (Firma) dieser einen Kanzlei anzugeben. Die Anzahl der Rechtsanwälte ist auf 1.024 Milliarden begrenzt.

Schon auf dieser Ebene können unterschiedliche Briefbögen verwendet werden, um auf begrenzte Weise (bei gemeinsamem Datenbestand) mehrere Büros zu verwalten, z.B. um einen anderen Rechtsanwalt unter Verwendung von dessen eigenem Briefbogen zu vertreten.

Mehrere Unternehmen

Gibt es innerhalb einer nach außen einheitlich auftretenden Kanzlei mehrere steuerlich selbstständige Unternehmen mit jeweils eigener Gewinnermittlung und Steuernummer (z.B. Bürogemeinschaft mit Außensozietät), können diese ebenfalls gesondert erfasst werden.

Jedes Unternehmen kann dabei weiterhin eine beliebige Anzahl von Betrieben enthalten.

Lediglich die Finanzbuchhaltung differenziert zwischen den Unternehmen.

Für jedes Unternehmen können gesonderte Rechnungsnummern vergeben werden.

Akten-,  Adressen-, Mitarbeiterbestand usw. bleiben gemeinsam. Die Aktenbuchhaltung (Gebühren, Auslagen, Fremdgeld usw.) bleibt nach außen gemeinsam, kann aber unternehmensbezogen erfasst und ausgewertet werden.

Bürogemeinschaften / unterschiedliche Kanzleien

Sollen mit dem Programm mehrere nach außen getrennt auftretende Kanzleien unterstützt werden, muss für jede Kanzlei eine gesonderte Datenbank eingerichtet werden. Diese kann auf demselben SQL-Server oder auch auf anderen im Netzwerk erreichbaren SQL-Servern eingerichtet werden.

Akten, Adressen, Mitarbeiter, Buchhaltung usw. werden dann für jede Kanzlei getrennt.

Nur das Programm und manche Einstellungen bleiben gemeinsam.

Der Wechsel zwischen den verschiedenen Datenbanken erfolgt über Einstellungen / Datenpool, im Access-Projekt über die Auswahlliste der Startseite oder manuell über Datei / Verbindung / Datenbank.

Für jede Datenbank gilt dann wiederum, dass auch mehrere Unternehmen unterstützt werden können.

Sowohl die Neueinrichtung als auch die lokale Einbindung eines Datenpools erfolgt über den Setup-Assistenten.

Aktenordner / Dokumentvorlagen / Textbausteine

Aktenordner und Vorlagenordner können je nach Datenpool getrennt angelegt werden.

Der Bausteinordner kann ebenfalls gesondert nach Datenpool festgelegt werden, aber - wenn gewünscht - dennoch poolübergreifend verwendet werden.


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