Zeiterfassung

Zum Zwecke der Zeitabrechnung kann die aufgewendete Zeit erfasst und ausgewertet werden. Durch Auswahl der Programmfunktion Timesheet öffnet sich das Fenster zur Erfassung aktiven Akte.

Die Zeit wird stets mit der Genauigkeit der Systemuhr gespeichert, das heißt sekundengenau. Keine andere Zeiterfassung, zum Beispiel Zehntelstunden oder "angefangene" Zeiteinheiten, ist seit der Erfindung des PCs noch sachlich zu rechtfertigen.

Verwendet wird die Systemuhr des SQL-Servers, nicht die lokale Uhr auf dem Arbeitsplatz. Wenn die Abweichung größer als 10 Minuten ist, erfolgt beim Programmstart ein Hinweis und besteht Gelegenheit, die eigene Uhr nach der des Servers zu stellen.

Vor einem Speichern wird immer geprüft, ob derselbe Sachbearbeiter bereits in anderer Sache mit zeitlicher Überschneidung eine Zeit erfasst hat. Ggf. werden diese Zeiten angezeigt und besteht Gelegenheit zum Abbruch.

Außer für die Abrechnung nützt die Zeiterfassung auch als Tätigkeitsnachweis. Es ist deshalb u. U. durchaus sinnvoll, auch sehr kurze Zeiten zu buchen, um z.B. die Zeiten vergeblicher Anrufversuche zu dokumentieren.

Wird eine bereits gespeicherte Tätigkeit gleich darauf wieder fortgesetzt, kann die entsprechende Zeitbuchung durch Anwahl des letzten Datensatzes fortgeführt werden. Es sollte das Bis-"Null"-Kästchen aktiviert werden, damit die Uhr weiter läuft. Unterbrochenen Tätigkeiten kann man zur Vermeidung kleinlicher Buchungen auch durch Pause oder durch einen Abschlag bei der Quote gerecht werden.

Datum: Das Feld ist vorbelegt mit dem Tagesdatum. Durch Klick auf das kleine Dreieck kann auch ein anderes Datum ausgewählt werden.

Zeit: Das Feld ist vorbelegt mit der aktuellen Uhrzeit. Durch Klick auf die kleinen Dreiecke kann diese berichtigt werden.

Durch Klick auf die Beschriftung "von" oder "bis" kann die Zeit so eingestellt werden, dass sie nahtlos an die vorangegangene Zeiterfassung anschließt bzw. bis zur nächsten Erfassung läuft.

Wird mit der rechten Maustaste auf "bis" geklickt, können glatte Standardzeiten erfasst werden.

Zeit bis (optional): Die Zeit wird vom Programm entsprechend der Systemzeit des Rechners automatisch fortgeschrieben. Manuell oder durch Klick auf die beiden kleinen Dreiecke kann diese Zeit berichtigt werden. Durch Doppelklick kann wieder die aktuelle Uhrzeit in das Feld übertragen und die automatische Fortzählung eingeschaltet werden.

Wenn dieses Feld beim Buchungsvorgang nicht ausgefüllt ist, wird die aktuelle Zeit angenommen.

Text: Beschreibung der Tätigkeit.

Bausteinbutton links neben dem Textfeld: es werden Textvorschläge zur Beschreibung der Tätigkeit angeboten;

• Wenn die Stammdaten "Listeneinträge" mit Kontext=10 Texte enthält, werden diese angeboten,
• anderenfalls werden die 25 häufigsten selbst verwendeten Texte der letzten 365 Tage angeboten.
• In jedem Fall wird als Text "Telefonat mit" bzw. "Korrespondenz mit" für jeden einzelnen Aktenbeteiligten angeboten. Die Eingangsformulierung kann in den Optionen eingestellt werden.

Bearbeiter: Einer der Mitarbeiter ist auszuwählen. Die Liste der Bearbeiter wird in Mitarbeiterverwaltung gepflegt.

Quote: Es besteht die Möglichkeit, die Wertigkeit der Zeit zu ändern, um zum Beispiel Nachtzuschlägen, gemischten bzw. durch Störungen unterbrochenen Tätigkeiten oder Referendartätigkeiten gerecht zu werden. Das Feld ist vorbelegt mit der Quote, die der Sachbearbeiter zuletzt gebucht hat, ggf. in derselben Akte.

Um eine Tätigkeit lediglich zu notieren, ohne sie berechnen zu wollen, ist als Quote Null einzugeben.

Um eine Zeitgutschrift zu erteilen, ist eine negative Quote einzugeben.

Stufe: In der Mitarbeiterverwaltung können unterschiedliche Honorarstufen konfiguriert werden, um differenzierte Stundensätze für die Zeitabrechnung einzurichten.

Soll die dem Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung zugewiesene Standard-Honorarstufe verwendet werden, ist der erste Listeneintrag auszuwählen, in dem der Standardhonorarsatz des Mitarbeiters in Klammern angezeigt wird. Dieser Wert wird nicht gespeichert.

Es kann bei jeder einzelnen Zeitbuchung aber auch eine konkrete Honorarstufe angegeben werden, um z.B. je nach geltender Honorarvereinbarung oder Tätigkeitsfeld zu differenzieren.

Die Verwendung der Honorarstufen ist insgesamt optional. Alternativ kann der Zweck der Honorarstufen auch durch eine entsprechende Quote erreicht werden. Die Honorarstufen haben den Vorteil, dass die Stundensätze transparenter sind.

Quote und Stufe können auch kombiniert werden, um z.B. Zuschläge wg. Nachtarbeit zu berücksichtigen.

Pause: wird eine Tätigkeit unterbrochen, ist Pause zu klicken. Das Programm merkt sich dann die Uhrzeit, und die Beschriftung ändert sich in weiter. Wird weiter geklickt,  besteht die Wahl zwischen

• Speicherung der gemerkten Buchung nebst Beginn eines neuen Buchungssatzes mit demselben Text oder
• Ignorierung der Pause oder

Button übernehmen: führt eine Zwischenspeicherung aus. Eine etwaige Pause wird zurück gesetzt.

Button 12,34€ (buchen): Durch Klick auf diesen Button wird die angegebene Zeiteinheit zur Akte gebucht und das Fenster geschlossen.

Wenn der Button nicht aktiviert (klickbar) ist, liegt das daran, dass eine Eingabe fehlerhaft ist. Um welche Eingabe es sich dabei handelt, ist daran zu erkennen, dass das dazugehörige Beschriftungsfeld fett gedruckt ist.

Der Button mit dem den Eingaben entsprechen Geldbetrag beschriftet. Tatsächlich wird aber kein Geldbetrag gebucht, sondern werden die konkreten Eingaben gespeichert. Der Stundensatz bzw. Fixbetrag wird erst in der Rechnung eingesetzt.

Integration mit dem Terminkalender:

• Eine Zeiterfassung kann auch aus einem im Kalender erfaßten Termin übernommen werden.
• Die erfaßten Zeiten können im Terminkalender angezeigt werden

Zwischen der Zeiterfassung und der Rechnung besteht keine Datenverbindung. Die Rechnungserstellung erfolgt, indem die Anzahl der zu berechnenden Stunden manuell in das Rechnungsformular übertragen und mit dem geltenden Stundensatz versehen wird. (Grund: die vielen unterschiedlichen Möglichkeiten zur Auswahl der abzurechnenden Termine, siehe unten "Auswertung")

Auto: bewirkt, dass

• sich automatisch das Zeiterfassungsfenster öffnet (und die Uhr zu laufen beginnt), sofern im Cockpit eine Akte ausgewählt wurde, in der es bereits Zeitbuchungen gibt. Ist das Fenster bereits mit einer anderen Akte geöffnet, öffnet sich ein neues Fenster.
• eine angefangene Zeiterfassung nahtlos gespeichert wird, wenn eine später begonnene Zeiterfassung gespeichert wird. In der früheren Zeiterfassung muss bereits ein Text eingegeben worden sein.
• sich automatisch das Zeiterfassungsfenster mit den Daten eines Termins öffnet, wenn dieser Termin im Kalender als "erledigt" geklickt wurde.

Soll die Zeiterfassung nicht sofort, sondern erst nach einer gewissen Zeit laufen beginnen, kann dies über das kleine Feld links daneben eingestellt werden.

Navigationstasten: Durch Klick auf die entsprechenden Buttons kann in den bisherigen Buchungen zur Akte navigiert werden. Diese können dann auch geändert oder gelöscht werden.

Button Tabelle: Die zur Akte gebuchten Zeiten werden tabellarisch angezeigt. Es ist hierbei auch möglich, die Daten zu bearbeiten, um z.B. die Zuordnung einer Zeitbuchung zu einer Akte zu ändern.

In den Tabellen kann die Zuordnung der Zeitbuchung zu einer Akte auch nachträglich geändert werden, z.B. in der Tabelle "Eigene Zeitabrechnung".

Auswertung

Eine Auswertung kann über mehrere Programmfunktionen erfolgen:

1. Tätigkeitsnachweis: Alle zu einer Akte gespeicherten Zeiten werden einzeln angezeigt.
2. Tätigkeitsnachweis nach Datum: Die zu einer Akte gespeicherten Zeiten werden mit der jeweiligen Gesamtzeit pro Tag angezeigt.
3. Tätigkeitsnachweis Aktengruppe: Sämtliche zu den zur Gruppe gehörigen Akten werden in einer einheitlichen Tabelle angezeigt.
4. Tätigkeitsnachweis Adresse: Sämtliche gebuchte Zeiten in Akten, an denen die gewählte Adresse beteiligt ist, werden tabellarisch angezeigt.
5. Erfasste Zeit nach Monat und Akte: Tabellarische Auswertung als Grundlage für Fakturierung. Die Spalte "Sb" gibt an, wie viele unterschiedliche Sachbearbeiter tätig gewesen sind.
6. Tätigkeitsnachweis graphisch: Darstellung der erfaßten Zeiten in Kalenderansicht. Auf diesem Wege lassen sich auch rasch Auswertungen für typische Zeiträume erstellen.
7. Tätigkeitsnachweis Adressgruppe: Sämtliche Zeitbuchungen zu Akten werden angezeigt, an denen ein Mitglied der gewählten Adressgruppe beteiligt ist.
8. Eigene Zeiterfassung: angezeigt werden alle eigenen erfassten Zeiten.
9. Zeiterfassung nach Sachbearbeiter: Aufschlüsselung der in einer Akte erfassten Zeiten nach Sachbearbeiter.
10. Terminkalender: Ansicht "Zeiterfassung" stellt die erfassten Zeiten graphisch im Kalender dar

Die zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Buchungen - zum Beispiel seit der letzten Rechnungsstellung  - kann jeweils auf der Tabelle angegeben werden.