Terminkalender

Das Programm verfügt über eine umfassende und zuverlässige Verwaltung von Terminen jeglicher Art.

Termine und Fristen dürfen nicht lediglich mit dem zum Programm gehörenden Kalender, sondern müssen auch in herkömmlicher Weise notiert und überwacht werden. Der Terminkalender zählt im Hinblick auf die überragende Bedeutung der Fristen- und Terminsüberwachung und das Missverhältnis zwischen potentieller Schadenshöhe und der Lizenzgebühr nicht zum vertraglichen Leistungsumfang; es wird insoweit auch keinerlei vertragliche Haftung übernommen (siehe Lizenzbedingungen).

Hierbei kann es sich um Fristabläufe für Schriftsätze, interne oder externe Besprechungen, Wiedervorlagen, Aufgaben, Terminserien, private Termine und anderes mehr handeln.

Die Terminverwaltung besteht aus folgenden Komponenten:

• Kalenderansicht in 6 unterschiedlichen Zeiteinheiten
• Fenster zur Eingabe und Bearbeitung von Terminen
• Programmfunktionen zur Schnelleingabe von Terminen:
  • Neuer Termin Akte
  • Wiedervorlage einer Akte
  • Wiedervorlage einer Tabelle
  • Wiedervorlage eines Beteiligtenkontos nach Buchen einer Rechnung
• Erinnerungen als Popup-Meldungen
• Tabellen zur Auswertung von Terminen:
  • Aktuelle Termine
  • Wiedervorlagen
  • Akten ohne Termin

Der eigentliche Kalender wird aufgerufen als Programmfunktion "Terminkalender".

Ansicht

Im Terminkalender können unterschiedliche Objekte angezeigt werden:

• Termine ohne selbstständige Wiedervorlagen
• Termine (die Standard- und Hauptanzeige!)
• Wiedervorlagen (als Grundlage für die körperliche Wiedervorlage der Akten)
• Erinnerungen (zur Vermeidung der Pop-Ups)
• gebuchte Zeiten der Zeiterfassung

Einheiten

Durch die Auswahlliste rechts kann ausgewählt werden, ob die Termine nach

• Stunden,
• Tagen,
• Wochen,
• Monaten,
• Quartalen oder
• Jahren

gruppiert angezeigt werden sollen. Mit einfachem Klick auf die schachbrettartige Graphik daneben kann fast jede beliebige Aufteilung des Fensters in Zeilen und Spalten ausgewählt werden.

Zeiteinheiten, die vollständig in der Vergangenheit liegen, sind grau unterlegt.

Über die Pfeiltasten kann zeitlich vor und zurück navigiert werden. Der große Pfeil verschiebt die Anzeige zeilenweise, der kleine Button um jeweils eine Zeiteinheit.

Es besteht die Möglichkeit

• Wochenenden auszublenden (nur in der Tagesansicht) und/oder
• Einheiten auszublenden, die keinen Termin enthalten

Auswahl der angezeigten Termine

Der Rahmen links legt die Auswahl der angezeigten Termine fest.

Normalerweise werden alle "aktuellen" Termine angezeigt, d.h. erledigte, verlegte, aufgehobene oder stornierte Termine sind nicht sichtbar.

Zusätzlich können zahlreiche weitere Filterangaben eingestellt werden, namentlich

• Sachbearbeiter; die Aktivierung des Kreuzchens selektiert nach dem Benutzer selbst,
• Terminstyp
• Wichtigkeit
• Raum
• eine bestimmte Akte
• Anzeige selbständiger Wiedervorlagen. Gemeint sind Wiedervorlagen, die nicht aus einem bevorstehenden Fristablauf, Termin usw. abgeleitet sind

Jede von kompletter Anzeige aller aktuellen Termine abweichende Filterangabe wird zur Warnung gelb unterlegt.

Kalenderblätter

Die Kalenderblätter zeigen die in der angegebenen Zeiteinheit vorhandenen Termine an. Wird ein Termin vermisst, ist die Filtereinstellung zu ändern, am einfachsten durch Klick auf "Standard".

Durch Klick auf den Button mit dem Pluszeichen wird die Zeiteinheit vergrößert, d.h. z.B. von der Tagesansicht zur Stundenansicht gewechselt, durch Klick auf den Button mit dem Minuszeichen wird zeitlich hinausgezoomt.

Mit Rechtsklick auf das Kalenderblatt oder einen Termin bestehen folgende Möglichkeiten:

• Eingabe eines neuen Termins, voreingestellt mit der Zeit,
• Darstellung des ausgewählten Kalenderblatts als selbständige Tabelle
• Ausdruck des ausgewählten Kalenderblatts über Word

Ist in dem Kalenderblatt ein Termin ausgewählt, bestehen zusätzlich die folgenden Möglichkeiten:

• Bearbeitung des ausgewählten Termins im Terminsfenster,
• Öffnen des Cockpits zur betreffenden Akte,
• Öffnen eines mit dem Termin verknüpften Dokuments,
• Wechsel zur "Aktenansicht", d.h. Filterung des gesamten Kalenders nach der ausgewählten Akte,
• Umstufung des ausgewählten Termins als "erledigt" oder zurück.
• Öffnen der Zeiterfassung mit den Daten des Termins. Diese Funktion wird automatisch ausgeführt, wenn der Termin als "erledigt" geklickt wird, Zeiterfassung auf "Auto" gesetzt ist, der Termin eine Dauer hat und auch früher schon Zeiten zur Akte erfasst wurden

Terminsverlegung

Mit Drag and Drop (linke Maustaste drücken, unten halten und Maus zum gewünschten Ziel ziehen) können Termine rasch in ein anderes Kalenderblatt verlegt werden, je nach aktuell eingestellter Zeiteinheit.

Außerdem können Termine auch über das Terminsfenster verlegt werden.

Sicherheit und Dokumentation der Termin- und Fristenüberwachung

• Das Löschen eines Termins ist nicht möglich. Statt dessen erhält der Termin den Status "erledigt" oder "storniert".
• Beim Verlegen eines Termins, d.h. Änderung von Datum oder Uhrzeit, wird der bisherige Termin nicht gelöscht oder geändert. Es wird ein neuer Termin eingetragen, und der bisherige Termin erhält den Status "verlegt". Im Normalfall bemerkt der Benutzer davon nichts, aber bei Bedarf können sämtliche wesentlichen Bearbeitungen des Terminkalenders nach Benutzer und Zeitpunkt rekonstruiert werden.
• Eine Änderung des Sachbearbeiters ist nur durch Neueintrag verbunden mit manueller Deaktualisierung des bisherigen Termins möglich,
• zwei oder drei voneinander unabhängige Sicherungssysteme:
  • Wiedervorlage 7, 3 und 1 Tag vor einem Termin und
  • Erinnerungen (Pop-Ups beim Sachbearbeiter) nach abgestuftem Zeitplan.
  • als dritte Sicherung kann Outlook dienen, sofern von der Möglichkeit der Outlook-Synchronisation Gebrauch gemacht wird.
• bei der Eingabe und Bearbeitung von Terminen wird auf unsichere Eingaben hingewiesen (mehr),
• Die Antworten auf Erinnerungen sind noch gesondert zu bestätigen, anderenfalls werden sie automatisch rückgängig gemacht.
• bei der Berechnung von Wiedervorlage- und Erinnerungsfristen werden Wochenenden und die bundesweiten Feiertage berücksichtigt. Liegt vor einem Termin z.B. noch ein Wochenende, erfolgt die Erinnerung bzw. Wiedervorlage also schon am Freitag oder, wenn es der Karfreitag wäre, am Donnerstag (mehr).
• jede Bearbeitung wird mit Inhalt, Login und Zeitpunkt protokolliert (Abfrage "Kalenderbenutzung").

Ausdruck / Export

Durch Klick auf das Druckersysmbol kann der Kalender als Bildschirmansicht ausgedruckt werden. Wenn der Bildschirm zu groß oder das Papier zu klein ist, sollte das Fenster zuvor entsprechend verkleinert werden.

Mit dem Button "Tabelle" werden die Daten in Form einer allgemeinen Tabelle angezeigt und können von dort aus mit den üblichen Tools nach Word oder Excel exportiert und von dort aus auch ausgedruckt werden.