Terminverwaltung

Termine und Fristen dürfen nicht lediglich mit dem zum Programm gehörenden Kalender, sondern müssen auch in herkömmlicher Weise notiert und überwacht werden. Der Terminkalender zählt im Hinblick auf die überragende Bedeutung der Fristen- und Terminsüberwachung und das Missverhältnis zwischen potentieller Schadenshöhe und der Lizenzgebühr nicht zum vertraglichen Leistungsumfang; es wird insoweit auch keinerlei vertragliche Haftung übernommen (siehe Lizenzbedingungen).

Akte: Für jeden Termin kann (sollte!) eine Akte angegeben werden. Wird die Akte erst nach dem Termin angelegt, kann und sollte die Aktenangabe zum Termin nachgetragen werden, damit der Termin zur Akte dokumentiert ist.

Betreff: Pflichtfeld (mindestens 5 Zeichen!), durch das der Termin kurz charakterisiert wird. Es kann sich um praktisch alles handeln, z.B. Schriftsatz, Gerichtstermin, Verjährung, Urlaub, Aufgabe.

Diverse gebräuchliche Frist- und Zeiteingaben stehen über das Listenfeld rechts neben der Zeitangabe zur Verfügung. Die Verwendung dieser Liste wird nicht gespeichert. Die resultierenden Angaben können beliebig abgeändert werden.

Fällt das Datum auf ein Wochenende oder einen Feiertag, wird die Schrift fett.

Kategorie: Kategorisierung des Termins. Eine der in den Stammdaten festgelegten Terminkategorien, womit auch die Farbgebung, Schriftart, Schriftgröße usw. des Termins im Terminkalender bestimmt wird.

selbständige Wiedervorlage: manche Termine beinhalten keinen Fristablauf, sondern sollen lediglich den Beginn eines Zeitraumes kennzeichnen, z.B. eine Wiedervorlage oder der Wegfall einer eigenen zeitlichen Bindung.

Wird dieses Feld angekreuzt, wird standardmäßig nicht vorher erinnert, sondern erst mit dem angegebenen Zeitpunkt mit der Wiedervorlage bzw. den Erinnerungen begonnen.

Der Zeitpunkt bleibt so lange mit dem Terminbeginn identisch (und erscheint dann kursiv), wie nicht ein späteres Terminende eingegeben wird.

Wurde für das Ende des Termins ein späterer Zeitpunkt eingegeben und anschließend wieder der Terminbeginn geändert, wird das Terminende mitgeändert, so dass die Termindauer dieselbe bleibt.

Status: Pflichtfeld mit der Angabe, ob der Termin aktuell ist oder welchen anderen Status er hat:

Die Verlegung eines Termins muss nicht expliziert eingegeben werden. Es genügt, die neue Zeit einzugeben und abzuspeichern. Der bisherige Termin wird dadurch nicht überschrieben, sondern erhält automatisch den Status "verlegt", und es wird zusätzlich ein neuer Termin mit der neuen Zeit eingetragen.

Sicherheit

Es gibt zwei Funktionen, durch die an den Termin erinnert werden kann:

Erinnerung: Pop-Up-Mitteilungen, die in abgestufter Häufigkeit so lange beim Sachbearbeiter auflaufen, wie der Termin nicht als "erledigt" geklickt wird (mehr).
Wiedervorlage: Angabe, wann die Akte mit dem Termin dem Sachbearbeiter vorzulegen ist. Diese Funktion richtet sich an das Sekretariat (mehr).

Diese Funktionen operieren aus Sicherheitsgründen unabhängig voneinander und von den übrigen Einstellungen. Auch wenn ein Termin storniert wird, muss z.B. zusätzlich die Erinnerung ausgeschaltet werden.

Bei Eingabe von Datum und Uhrzeit des Termins stellen sich automatisch die Standardvorfristen ein, dasselbe bewirkt der Button Standard.

Wenn nicht der Sachbearbeiter selbst die Eingabe vornimmt, ist die Erinnerungszeit aus Sicherheitsgründen deaktiviert (grau). Nur der Sachbearbeiter selbst kann diese Zeit abändern.

Normalerweise können aber die automatisch gemäß Standardfristenplan eingesetzten Werte übernommen werden, so dass es an dieser Stelle in der Regel überhaupt keiner Bearbeitung bedarf.

Identität ist gegeben, wenn das aktuelle Login des Benutzers identisch ist mit dem Login des Mitarbeiters laut Mitarbeiterverwaltung. Dies kann bei Bedarf sowohl mit Einstellungen / Stammdaten / Mitarbeiter als auch (alternativ) mit dem Einstellungen / Setup / Setup-Assistent / Mitarbeiter eingestellt werden.

Wichtigkeit: gibt ab, ob ein Termin normal, weniger oder besonders wichtig ist. Davon hängt es auch ab, wie lang oder kurz die Standard-Erinnerung und Standard-Wiedervorlage ist.

Mitarbeiter: jeder Termin muss einem Mitarbeiter zugeordnet sein. Wenn eine Akte angegeben wird, wird der Aktensachbearbeiter vorgeschlagen.

Um einen Termin für mehrere Mitarbeiter einzugeben, ist zunächst der Termin für einen Mitarbeiter einzutragen. Anstatt danach auf CLS/neu zu klicken, ist nächste Mitarbeiter anzugeben und zu speichern. Da die Änderung des Sachbearbeiters eines Termins aus Sicherheitsgründen nicht möglich ist, wird der vorige Termin dann - nach entsprechendem Hinweis nicht überschrieben, sondern ein neuer Termin mit dem weiteren Sachbearbeiter eingetragen.

Raum: optionale Angabe zum Ort des Termins. Diese Angabe wird für die Prüfung von Terminkonflikten ausgewertet, um auf mögliche Kollisionen im Besprechungszimmer hinzuweisen.

In der Liste stehen alle bisher angegebenen Räume zur Auswahl. Gibt es mehrere Räume, sind diese mit einer eindeutigen Bezeichnung einzugeben.

Hier kann auch z.B. das Gerichtsgebäude oder der Gerichtssaal eingegeben werden. Bei der Konfliktskontrolle gibt es dann ggf. ein Hinweis, ob vielleicht einer der Kollegen zeitnah an derselben Stelle zu tun hat.

Wiederkehr: es kann angegeben werden, ob der Termin täglich, monatlich oder jährlich wiederkehrt (mehr).

Link: Der Termin kann mit einer Anwendung, einem Dokument, einer Internetadresse oder einer Programmfunktion verknüpft werden, damit nach einer Erinnerung unmittelbar zur Tat geschritten werden kann. Es kann sich z.B. um

Ist das Feld noch leer, wird mit

eine Datei ausgewählt, anderenfalls wird der Feldinhalt ausgeführt.

Für programmeigene Tabellen und andere Programmfunktionen empfiehlt sich die Eingabe des Termins aus dem jeweiligen Kontext heraus (mehr).

For your eyes only: gibt an, ob der Termin auch für andere Benutzer sichtbar sein soll.

Outlook-Synchronisation: gibt an, ob der Termin auch im lokalen Outlook-Terminkalender notiert werden soll (mehr).

Button Konflikt: es wird angezeigt, ob der Termin noch frei ist bzw. welche anderen Termine hinsichtlich

Vor und nach dem Termin wird eine zusätzliche Zeit von 30 Minuten zugrunde gelegt, damit auch auf knapp zuvor oder danach stattfindende Termine hingewiesen wird. Reicht dies im Einzelfall nicht aus, sollte als zusätzlicher Termin die konkret benötigte Zeit eingeben werden.

Button "Verlauf": zeigt die Terminshistorie an (Erstellung und spätere Änderungen).

Button speichern: speichert den Termin mit folgenden Sicherheitskontrollen, wobei jeweils ein Hinweis erfolgt und Abhilfe- oder Abbruchmöglichkeiten angeboten werden: