Stammdatenverwaltung (Listen)

Die Verwaltung der in Tabellen enthaltenen Stammdaten erfolgt aus dem Cockpit-Menü "Einstellungen / Stammdaten (Listen)", durch dessen Einzelpositionen die für die Programmausführung notwendigen Daten eingegeben und gepflegt werden können.

Unter Stammdaten werden hier nur die Grundeinstellungen des Programms verstanden. Akten, Adressen usw. sind keine Stammdaten, sondern werden in eigenen Menüs und Fenstern verwaltet.

Auch das A-jur-Accessprojekt enthält eine Möglichkeit zur Bearbeitung der Stammdaten, die noch etwas komfortabler ist.

Die Stammdatenverwaltung sollte nur vom Administrator verwendet werden und ist entsprechend Passwort-geschützt.

Folgende Einstellungen können in der Stammdatenverwaltung vorgenommen werden:

Unter Einstellungen / Setup / benutzerdefiniert:

An anderer Stelle können folgende Einstellungen vorgenommen werden:


Sachgebiete

In dieser Tabelle kann eingegeben werden, welche Sachgebiete zum Beispiel für Zwecke der Aktenverwaltung vorgesehen sind. Auch der Umsatz kann hiernach differenziert werden.

Beteiligungstypen, Lager

In der Tabelle der Beteiligten ist anzugeben, welchen Typen für eine Beteiligung zur Verfügung stehen sollen.

"Archiv" gibt an, ob Adressen mit diesem Beteiligungstyp auch nach Ablage der Akte noch länger vorgehalten werden sollen. Dies gilt insbesondere für Mandanten und Gegner (mehr zum Datenschutz)

Für jeden Beteiligungstyp ist anzugeben, welchem Lager angehört:  Diese Zuordnung ist notwendig, und allein diese Zuordnung ist maßgeblich, um bei der Prüfung auf Interessenkonflikten sämtliche möglichen Konflikte zu erkennen.

Während es eine beliebige Anzahl von unterschiedlicher Beteiligungstypen geben kann, handelt es sich in Bezug auf mögliche Interessenkonflikte nur um eine fünf verschiedene Typen, hier bezeichnet als "Lager".

  1. Mandant,
  2. Gegner,
  3. Neutral,
  4. Unbekannt oder
  5. nicht-anwaltlich.

Standardbeteiligungstypen

Im allgemeinen ist es dem Programm gleichgültig, welche tatsächliche Funktion hinter einem Beteiligtentyp steht. In manchen Zusammenhängen (z.B. Rubrum) muss das Programm aber auf ganz bestimmte Beteiligte zugreifen (mehr).

Die Bezeichnungen "Standardbeteiligungstyp" sind daher vorgegeben und sind hier einem benutzerdefinierten Typ zuzuordnen.

Um eine andere Standardwährung als den Euro zu konfigurieren, ist wie folgt vorzugehen:

  1. Einstellungen / Stammdaten (Listen) / Währungen öffnen
  2. Einstellungen / Optionen / Zentral (3) / Konstanten öffnen und unter GeldformatID die aus der Währungstabelle ersichtliche ID der gewünschten Währung speichern.

Verfahrensrollen

siehe Beteiligung / erweiterte Eigenschaften

Mahnstufen

In diese Tabelle ist einzugeben,

Umsatzsteuer

Diese Liste enthält sämtliche verfügbaren Umsatzsteuerkategorien.

In dieser Tabelle ist auch der Standardsatz festzulegen, und zwar durch den Zusatz "U" in der Spalte "Tag". Das Tag "N" kennzeichnet die umsatzsteuerneutralen Buchungen (z.B. Girokonto), die in der Umsatzsteuerauswertung nicht ausgegeben werden.

Wenn sich der gesetzliche Umsatzsteuersatz ändert, ist eine neue Umsatzsteuerkategorie mit dem neuen Steuersatz einzugeben. Damit künftig beim Buchen der richtige Satz vorgeschlagen wird, muss auch in der Kontenverwaltung jeweils die Kategorie geändert werden.

Auf keinen Fall sollte der Zinssatz einer bereits in der Finanzbuchhaltung gebuchten Kategorie geändert werden. Denn damit würden die bisherigen Buchungen dem neuen Umsatzsteuersatz unterworfen, was im Zweifel nicht gewollt ist.

Beim Buchen wird der Bruttobetrag sowie die ausgewählte Umsatzsteuerkategorie gespeichert. Umsatzsteuer und Nettobetrag werden nicht gespeichert, sondern anhand der Umsatzsteuerkategorie erst zur Laufzeit ausgerechnet.

Währung

Beteiligtenkonten können auch in Fremdwährungen gebucht  werden.

An dieser Stelle kann angegeben werden, welche Währungen zur Auswahl stehen und welcher Kurs zugrunde gelegt werden soll, wenn die Anzeige in einer anderen als der gespeicherten Währung erfolgen soll.

Aktenunterordner

Sofern die Tabelle Aktenunterordner Einträge enthält, werden bei der Erstellung von Aktenordern automatisch entsprechende Unterordner angelegt.

Die Aktenunterordner können nach Aktensachgebiet differenziert werden; Sachgebiet 0 gilt für alle Sachgebiete.

Terminkategorien

Die Terminkategorien können frei vergeben und konfiguriert werden.

Zu jeder Kategorie muss zusätzlich angegeben werden, um welchen Typ von Kalendereintrag es sich handelt:

TIPP: Um die Eingabe zu beschleunigen, kann zu jedem Terminstyp ein Standardwert konfiguriert werden, der nach Auswahl des Typs als Kategorie vorgeschlagen wird (SQL-Abfrage "Terminhauptkategorien", Passepartout, Feld "StdKatId")

Listentexte

Standardmäßig werden die in den Menüs angebotenen Texte automatisch generiert, entweder nach technischen Vorgaben oder einfach aus dem vorhandenen Bestand. Wenn gewünscht, können stattdessen auch feste Texte eingegeben werden. Dies ist in folgenden Menüs möglich:

Honorarstufen

Stundensätze für die Zeiterfassung. Als "Stufe" kann ein abgekürzter Anwendungsbereich (z.B. "RA", "Sek", "Ref") oder auch ein Schlüssel angegeben werden (z.B. I, II, III, IV).

Betriebe

Sollen innerhalb einer steuerlichen und handelsrechtlichen Gewinnermittlung ("Unternehmen") zusätzliche betriebswirtschaftliche Einheiten differenziert werden ("Betriebe", z.B. verschiedene Kanzleistandorte), können diese aus dem Fenster der Finanzbuchhaltung heraus (Menüpunkt "Einstellungen") in beliebiger Zahl eingegeben werden.

Bibliothek

Die Grundeinstellungen der Bibliothek sind in folgenden Tabellen gespeichert:

Bis auf die Sachgebietsliste sind diese Tabellen sind  durch den Systemadministrator in der Tabellenansicht zu bearbeiten.

Verhältnis Sachgebiete / Signatur: die Sachgebiete können sehr weit aufgefächert werden, während die Signaturen sich am Stellplatz in der Bibliothek orientieren. Derselbe Stellplatz/Signatur kann also verschiedene (natürlich normalerweise verwandte) Sachgebiete aufnehmen.


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