Outlook-Synchronisation

Die im Terminkalender gespeicherten Termine können mit den im Kalender von Outlook gespeicherten Termine abgeglichen werden.

Einzelne Termine können daneben auch über ICS-Dateien importiert und exportiert werden (Button "senden" im Terminfenster, bzw. Programmfunktion "öffnen".

Die Synchronisation ist erreichbar über das

Die Synchronisation betrifft alle eigenen Termine des jeweiligen Benutzers. Auf Seiten von Outlook wird der Standardkalender verwendet.

Nach dem Speichern eines Termins wird der Termin synchronisiert, sofern das entsprechende Häkchen gesetzt ist. Einerseits wird an dieser Stelle nur, dieser Termin synchronisiert, dies allerdings auch dann, wenn der Termin nicht für den Benutzer selbst eingetragen wird.

Der Umfang des Abgleichs kann über das Menü im Terminkalender eingestellt werden. Folgende Möglichkeiten gibt es:

Neue Termine

Termine, die nur in einem der beiden Kalender vorhanden sind, können in den jeweils anderen Kalender übernommen werden. Dies ist parallel in beide Richtungen möglich, so dass Termine dezentral erfasst werden können und so schließlich in beiden Kalendern vorhanden sind.

Neue Termine nach Outlook exportieren

Aktuelle a-jur-Termine, die nicht in Outlook vorhanden sind und auch nicht früher bereits einmal exportiert wurden, werden nach Outlook kopiert.

Da Outlook keine gesonderten Angaben zur Akte vorsieht, wird das Betreff um Aktenzeichen und Aktenbezeichnung erweitert.

Neue Termine von Outlook importieren

Termine, die in Outlook vorhanden sind, nicht aber in a-jur, werden nach a-jur kopiert.

Geänderte Termine

Wird ein bereits synchronisierter Termin später wieder geändert, besteht die Möglichkeit, die Änderungen zu übernehmen.

Es muss keine solche Übernahme von Änderungen erfolgen. Wenn dies aber geschieht, muss die Richtung eindeutig festgelegt werden. Lediglich beim Import eines geänderten Terminbeginns erfolgt sicherheitshalber noch eine gesonderte Abfrage.

Änderungen nach Outlook exportieren

Die Daten von a-jur werden nach Outlook kopiert.

Wurde ein Termin verlegt, wird - dem Mechanismus von a-jur folgend - der ursprüngliche Termin in Outlook gelöscht und ein neuer Termin eingetragen.

Änderungen von Outlook importieren

Die Daten von Outlook werden nach a-jur kopiert, der a-jur-Termin wird also mit den Daten aus Outlook überschrieben.

Weichen die Zeiten voneinander ab, wird der Benutzer in jedem Einzelfall aufgefordert, die Aktualisierungsrichtung anzugeben bzw. zu bestätigen.

Das Betreff des Termins wird hierbei nicht importiert (damit das beim Export um die Angaben zur Akte erweiterte Betreff nicht re-importiert wird).

Gelöschte Termine

Wird ein Termin in Outlook gelöscht, oder verliert ein a-jur-Termin den Status "aktuell" (ist also z.B. erledigt, verlegt, storniert), kann der korrespondierende Termin in der anderen Anwendung entsprechend bearbeitet werden.

Die Löschweitergabe kann für beide Richtungen gleichzeitig aktiviert werden.

Löschungen nach Outlook exportieren

Ist ein Termin in a-jur nicht mehr aktuell, wird der entsprechende Termin in Outlook gelöscht, d.h. in den Ordner "gelöschte Objekte" verschoben. In a-jur werden Termine niemals gelöscht, sie wechseln nur ihren Status.

Löschungen von Outlook importieren

Ist ein früher einmal nach Outlook exportierter Termin später nicht mehr in Outlook vorhanden, wird der Benutzer gefragt, ob

Entscheidet sich der Benutzer für die Löschung, erhält der a-jur-Termin den Status "Outlook-Löschung". Etwaige Erinnerungs- und  Wiedervorlagetermine des Termins werden gelöscht. Da der a-jur-Termin damit also nicht mehr aktuell ist, erscheint er nicht mehr in der Standardansicht des Terminkalenders. Durch entsprechende Einstellung des Status-Filters kann er wieder sichtbar gemacht und bearbeitet werden.

Hinweise:

  1. Outlook enthält nicht dieselben Vorkehrungen gegen das versehentliche Ändern und Löschen von Terminen wie a-jur und wie ein Rechtsanwalt dies erwartet. Jeglicher Import von Änderungen und Löschungen ist daher mit Vorsicht zu genießen.
  2. Das "Vorhandensein" eines Termins wird anhand einer eindeutigen, für den Benutzer unsichtbaren Id geprüft. Auf den Inhalt des Termins kommt es dabei nicht an.
  3. Bei unterschiedlichen Datenpools sollten allenfalls neue Termine importiert werden; jegliche weitere Synchronisation kann zu Verarbeitungsfehlern führen.
  4. Wiederkehrende Termine werden nur als einzelner Termin synchronisiert,
  5. Ob auch Terminserinnerungen synchronisiert werden, ist gesondert einzustellen.

Impressum

a-jur-Kanzleisoftware

www.a-jur.de